Dies ist der zweite Teil der dreiteilige Reihe, die Ihre Projekt zum Erfolg führen wird. Jeder Teil enthält 5 Schritte.
3.3 Schritt 6: Kostenplan – Schätze die Kosten und Kapazitäten richtig ab
Ähnlich wie der Zeitbedarf sind die Kosten im Projekt zu behandeln. Ebenfalls auf Arbeitspaket-Ebene werden die Kosten pro Arbeitspaket geschätzt – entweder vom Projektleiter, dem Projektteam oder den jeweiligen Fachexperten.
Nach der Summenbildung kannst du die Kosten auf AP-Ebene wiederum mit deinem geplanten Projektbudget abgleichen. Liegen die beiden Summen zu sehr auseinander, ist wiederum eine Abklärung mit dem Projektauftraggeber erforderlich. Wenn eine Budgeterhöhung keine Option ist, müssen Leistungen gestrichen werden.
Tipp: Lass dich nicht von deinem Auftraggeber mit einem simplen „Das muss aber gehen, mehr Geld gibt’s nicht!“ oder einem gut gemeinten „Sie machen das schon!“ abspeisen. Wenn du von vorne herein weißt, dass du bei der derzeitigen Kostenplanung das Budget überschreiten wirst, halte dies auch so fest – am besten schriftlich! Das gilt übrigens für jegliche Ressourcen, die du für die Durchführung des Projektes benötigst!
3.4 Schritt 7: Meilensteinplan – Definiere und terminiere die Projektteilergebnisse
Vor allem bei Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, ist es sinnvoll, einen Meilensteinplan in deine Projektplanung aufzunehmen. Meilensteine bezeichnen wichtige Erfolge in Projekten und dienen auch als Zwischenziele zur Einschätzung der Zielerreichung. Bei Projekten, die über mehrere Jahre laufen, hilft das Erreichen von Meilensteinen die Motivation im Projektteam hochzuhalten. Diese kleinen Erfolge kannst du mit deinen Projektmitarbeitern ruhig gebührend feiern!
Oftmals wird (beim phasenorientierten Projektplan) am Ende jeder Projektphase ein Meilenstein definiert. In der Software Entwicklung einer Web-Agentur könnten folgende Beispiele als Meilensteine gelten:
– Die Anforderungsdefinition ist abgeschlossen
– Das Pflichtenheft ist erstellt
– Der Software Test ist erfolgreich abgeschlossen
– Die Anwender sind geschult
– Die Produktivsetzung ist erfolgt
Im Projektstrukturplan sind die Meilensteine verzeichnet und sollten sich klar von den anderen APs unterscheiden. Sie sind passiv formuliert („ist erstellt“ statt „erstellen“), sie dauern nur einen Tag und sie können auch noch grafisch hervorgehoben werden (mit Rahmen, Hintergrund oder einem Symbol – deiner Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt).
3.5 Schritt 8: Risikomanagement – Bewerte mögliche Risiken und passe ggf. die Planung an
Bei der Erstellung des Risikoplans gehst du ähnlich vor wie bei der Erstellung des Projektstrukturplans. Auch hier werden im Team die Risiken zuerst gesammelt, ohne sie zu bewerten. Dabei soll kein noch so kleines Risiko vom Tisch gewiesen werden, denn auch die kleinen Risiken können im Projektverlauf zu ernsthaften Bedrohungen anwachsen.
Liegen die Risiken vor, fehlt noch die Bewertung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, um den Projektplan zu vervollständigen. Wie die Bewertung genau erfolgt, hängt wieder von der Komplexität des Projektes ab. In der Risikoplanung kursieren wilde mathematische Modelle, die diesen Artikel sprengen würden. Sie sind auch nur in den seltensten Fällen notwendig. In der Praxis bewährt sich die einfache Methode mit den Werten „hoch„, „mittel“ und „niedrig„. Risiken, die sowohl bei Eintrittswahrscheinlichkeit als auch bei Auswirkung mit hoch bewertet wurden, müssen zuerst behandelt werden.
Risikoplanung
Ähnlich wie bei den Aktivitäten muss bei in diesem Plan ein Verantwortlicher definiert werden, der sich des Risikos annimmt und es auf dessen Eintrittswahrscheinlichkeit beobachtet.
3.6 Schritt 9: Projekthandbuch und -dokumentation – Stelle den Informationsfluss sicher
In großen Unternehmen ist die adäquate Dokumentation von Projekten gang und gebe, um Gremien wie den Aufsichtsrat oder die interne Revision zufrieden zu stellen. Doch auch in kleinen Projekten ist eine exakte Dokumentation ein wesentliches Erfolgskriterium. Am besten erstellst du für dein Projekt einen eigenen Projektmanagement Ordner oder ein eigenes Laufwerk, auf das alle Projektmitarbeiter Zugriff haben. Darauf liegen alle wichtigen Dokumente, die in der Planung erstellt wurden und im weiteren Projektverlauf werden Statusberichte, Meeting-Protokolle, Ergebnis-Dokumente, etc. abgelegt.
Zentrales Dokument der gesamten Projektdokumentation ist das Projekthandbuch, welches in übersichtlicher Form nicht nur alle Pläne enthält, sondern auch die definierten Regeln, wie im Projekt zusammen gearbeitet wird. Personen, die neu zum Projekt hinzukommen, lesen sich das Projekthandbuch durch und wissen im Optimalfall über alle projektrelevanten Dinge Bescheid.
4. Feinplanung
Nachdem die grobe Projektplanung erstellt wurde, geht es an die detaillierte Planung des Projekts. Ziel der Feinplanung ist, dass alle Mitglieder des Projektteams wissen, welchen Beitrag sie zur Erreichung des Projekterfolgs leisten müssen. Darüber hinaus werden die internen Rahmenbedingungen festgelegt, um die gemeinsame Arbeit im Projekt möglichst angenehm, reibungslos und effizient zu gestalten.
4.1 Schritt 10: Arbeitspaket-Beschreibungen – Plane die Aktivitäten im Detail
Um die Teilaufgaben zu klären, die in jedem Arbeitspaket zu erbringen sind, werden so genannte Arbeitspaket-Beschreibungen erstellt. Dies übernimmt am besten gleich der jeweilige Verantwortliche. Damit stellst du sicher, dass sich der- oder diejenige gleich zu Beginn des Projektes intensiv mit seiner bzw. ihrer kommenden Aufgabe auseinandersetzt, auch wenn das Arbeitspaket erst in ein paar Monaten startet.
Bei komplexen Projekten können auch die Teilaufgaben im Arbeitspaket mit Terminen versehen werden, meist reicht aber eine Aufgabenliste. Wichtig ist auch hier, die Ziele zu definieren: Was muss erreicht sein, damit das Arbeitspaket abgeschlossen werden kann?
Sind alle Arbeitspaket-Beschreibungen erstellt, werden diese in einem gemeinsamen Meeting durchgesprochen. Dadurch wissen alle wer welche Aktivitäten durchführt und wer mit wem im späteren Projektverlauf Kontakt aufnehmen muss. Führe spätestens an diesem Punkt in der Planung noch einmal den Check durch: Hast du alle Aktivitäten im Plan, die für die Erreichung des Projektziels essenziell sind?