Die wichtigsten Tipps für erfolgreiches Ressourcenmanagement

Führungskräfte stehen oft vor der Herausforderung, ihr Team weder zu überfordern noch zu unterfordern. Heutzutage, wenn Unternehmen schnell – und oft virtuell – unterwegs sind, wird dem Arbeitspensum von Mitarbeitern manchmal nicht genug Beachtung geschenkt. Die Entwicklung eines Ressourcenmanagementplans schafft in solchen Fällen Abhilfe und gibt Ihnen einen kontinuierlichen Einblick in die Arbeitsbelastung Ihrer einzelnen Mitarbeiter und des ganzen Teams. So können Sie alle Ihre Ressourcen effektiv im Gleichgewicht halten und erhalten einen vollständigen Überblick darüber, wie Ihr Team seine Ziele umsetzt.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement oder Ressourcenverteilung ist der Prozess zur Planung und Terminierung der Ressourcen und Aktivitäten Ihres Teams. Eine Ressource kann alles sein, von Betriebs- und finanziellen Mitteln bis hin zu technischen Tools und Personalkapazitäten – im Grunde alles, was Sie zur Durchführung eines Projekts benötigen.

Wenn Sie zu entscheiden versuchen, wie Sie die Ressourcen Ihres Teams am besten verwalten oder zuteilen sollen, stellen Sie sich folgende Fragen:

1. Wann und in welchem Umfang steht jede Ressource zur Verfügung?
2. Wie sieht der Zeitplan für die einzelnen Aktivitäten aus?
3. Wie viele Ressourcen werden für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten benötigt?
4. Wer eignet sich am besten zur Durchführung der Aktivität?

Was ist nun ein Ressourcenmanagementplan?

Ein Ressourcenmanagementplan wird verwendet, um jede Art von Ressource, die Sie für Ihr Projekt benötigen, zu verwalten und zu verteilen. Ein effektiver Plan beschreibt die spezifischen Ressourcen (unter anderem Personalressourcen, finanzielle Ressourcen, technische Ressourcen und physische Ressourcen) und Aktivitäten, die im Laufe eines Projekts oder einer Initiative erforderlich sind. Er wird Ihnen, also dem faktischen Projektmanager, als Orientierungshilfe dienen, indem er eine umfassende Sicht auf alle Variablen eines Projekts bietet: das Budget, den Personalbedarf und das erforderliche Arbeitspensum, technologische Limitationen – alles, was Sie brauchen können. Sie können jede Ressource auf eine einfache Weise verwalten, planen und zuweisen und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Ressourcen maximieren. Wenn Sie lernen, wie Ressourcen effektiv verteilt werden, werden Sie (und Ihr Team) auch in der Lage sein, Projekte effektiver durchzuführen.

Wie ein Ressourcenmanagementplan Ihr Team unterstützen kann

Oft wissen wir nicht, dass unsere Teammitglieder von Projekten überschwemmt sind, bis es zu spät ist. Aber es geht auch anders: Ressourcenmanagement erlaubt Ihnen, dem Manager oder Teamleiter, sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder sich sowohl mit ihrem Arbeitsumfang als auch mit den Tools, die sie für jede Aufgabe brauchen, wohlfühlen.

Ein effektiver Ressourcenmanagementplan hilft Ihnen nicht nur, Ressourcen sinnvoll zu verteilen, sodass Ihre Projekte reibungslos ablaufen; er verhindert auch Burnout bei Ihren Mitarbeitern. Mit dem richtigen Ressourcenmanagement geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, in einem stetigen Tempo zu arbeiten und bessere Qualität abzuliefern. Zusätzlich wird Ihr Team in dem Wissen, alles Nötige für die bestmöglichen Ergebnisse zur Verfügung zu haben, noch zufriedener sein.

5 Vorteile des Ressourcenmanagements

1. Den Überblick behalten

Sie können Ressourcen für neu aufkommende Projekte am besten einteilen, wenn Sie genau wissen, woran Ihr Team arbeitet. Mit einem statusgerechten Ressourcenmanagementplan aus einer zentralen Informationsquelle können Sie aus der Sicht eines Insiders bei Bedarf Änderungen vornehmen, um eine Überlastung zu vermeiden und die Effizienz Ihres Teams zu maximieren. Diese übergeordnete Übersicht hilft Ihnen, den Zusammenhang zwischen der Ressource, der einzelnen Aufgabe und dem Projektzeitplan zu erschließen und zu entscheiden, ob die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters zu hoch oder zu niedrig ist. Hier bietet sich Ihnen die Gelegenheit, potenzielle Probleme im Voraus zu erkennen.

2. Arbeit sinnvoll verteilen

Sie kennen wahrscheinlich die Stärken und Schwächen jedes Ihrer Teammitglieder. Bei der Zuteilung von Ressourcen ist es wichtig, sich zu überlegen, wer bei welcher Aufgabe oder Aktivität am besten eingesetzt ist. Sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Team und lassen Sie es am Entscheidungsprozess teilhaben. Auf diese Weise fühlen sich die Beteiligten von Anfang an miteinbezogen. Sorgen Sie dafür, dass sie ihre Zeit effektiv nutzen, indem Sie darauf achten, wer bereits mit anderen Projekten ausgelastet ist und wer über zusätzliche Kapazitäten verfügt.

3. Alle Teammitglieder auf den gleichen Stand bringen

Indem Sie in Ihrem Team ausreichend Transparenz schaffen, sorgen Sie dafür, dass niemand außen vor bleibt. Diese Vorgehensweise ist deshalb so wichtig, weil weniger Verwirrung aufkommt, wenn jeder weiß, wer was bis wann erledigt und alle Teammitglieder sich über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind. Auf diese Weise erkennen sie, welche Rolle sie in einem Projekt spielen und welchen Beitrag sie zum Erfolg des Teams oder des Unternehmens leisten. Gute Teamarbeit führt nicht nur zum erfolgreichen Abschluss von Projekten, sondern ebenso zu mehr Spaß bei der Arbeit!

4. Realistische Ziele setzen

Es macht keinen Sinn, Ziele zu setzen, von denen Sie wissen, dass sie nicht erreicht werden können. Stattdessen können Sie mithilfe von Ressourcenmanagement herausfinden, was sich realistischerweise bis wann erledigen lässt. Wenn Sie alles genau erfasst haben, einschließlich aller notwendigen Ressourcen, hilft das Ihnen, Abhängigkeiten zu erkennen und bei Bedarf nachzusteuern. Manchmal kann das auch bedeuten, dass die Ressourcen an Ihr Team angepasst werden müssen. Fristen und Prioritäten müssen dann neu überdacht und zugunsten eines realistischen Zeitplans angepasst werden. Niemand verpasst gerne Fälligkeitstermine. Eine proaktive Anpassung der Ressourcen kann jedoch dazu beitragen, dass Ihr Team keine Frist mehr versäumt.

5. Zukünftige Planung verbessern

Wenn Sie ständig im Blick haben, woran jeder Ihrer Mitarbeiter arbeitet, und die verfügbaren Ressourcen auf der Basis dieses Wissens einsetzen, schafft das mit der Zeit eine gewisse Routine. Je vertrauter Sie mit dem Ressourcenmanagementplan sind, desto besser können Sie künftige Kapazitäten einschätzen und vorausplanen. Auf dieser Grundlage können Sie sich für ein höheres Budget oder mehr Personal einsetzen, falls ein ähnliches Projekt auf Ihrem Schreibtisch landet. Zusätzlich erlaubt dies Ihnen, fundierte Entscheidungen hinsichtlich der erforderlichen Mitarbeiterzahl zu treffen.

In 5 Schritten zu einem Ressourcenmanagementplan

Sie können einen Ressourcenmanagementplan in jedem beliebigen Tool erstellen – theoretisch könnten Sie sogar eine Tabelle nutzen, um den Überblick über Ressourcenverteilung und -verfügbarkeit zu behalten. Das beste Ressourcenmanagementtool ist jedoch eines, das Ihrem Team als zentrale Informationsquelle dient.

1. Projektziele definieren

Um die Ressourcen Ihres Teams bestmöglich zu verteilen, müssen Sie die Projektziele kennen. Geht es zum Beispiel um einen einfachen Blogbeitrag oder Artikel, oder um eine umfassendere Kampagne? Mit welchen Indikatoren wird der Erfolg des Projekts am Ende gemessen?

2. Projektumfang festlegen

Was ist der Umfang des Projekts? Sprechen Sie sich nach Möglichkeit mit den wichtigen Projektbeteiligten darüber ab, wie viel Zeit und Ressourcen für das Vorhaben eingesetzt werden sollen. Das gibt Ihnen eine gute Vorstellung vom Projektplan und hilft bei der Bestimmung von Ressourcen, die am besten für die Aufgaben geeignet sind. In dieser Projektphase ist es hilfreich, sicherzustellen, dass Ihnen im Projektumfang und Projektzeitplan keine Ressourcen fehlen.

3. Benötigte Ressourcen identifizieren

Wie wir zuvor erwähnt haben, können Ressourcen in Ihrem Ressourcenmanagementplan Ausrüstung, Software, ein Budget oder die Mitarbeiterkapazität beinhalten. Bei der Erstellung eines Ressourcenmanagementplans müssen Sie die Arten von Ressourcen identifizieren, die Sie brauchen und sie denen gegenüberstellen, die Sie faktisch zur Verfügung haben.

4. Verfügbare Ressourcen identifizieren

Das ist das Herzstück des Ressourcenmanagements. Im Idealfall, wenn Ihr Team Projekte in einem Arbeitsmanagement-Tool verwaltet, haben Sie eine klare Vorstellung davon, was jeder zu tun hat, und können leicht diejenigen Mitarbeiter identifizieren, die dieses Projekt übernehmen sollten. Je nach Projektumfang müssen Sie die Arbeitsauslastung gegebenenfalls anpassen und andere Tätigkeiten zurückstellen, um Ihr Team nicht zu überlasten.

5. Fortschritt überprüfen

Ein guter Ressourcenmanager bespricht sich während eines laufenden Projektes häufig mit seinem Team. Wie läuft es? Fühlt sich das Team überarbeitet oder ist das Team gar überbesetzt? Betonen Sie, dass Sie Ihrem Team stets hilfreich zur Seite stehen und versuchen Sie zu verstehen, was Ihr Team noch zu tun hat.

Bewährte Methoden im Ressourcenmanagement

Sie sind auf dem besten Weg, einen guten Ressourcenmanagementplan zu erstellen. Aber wie werden Sie zum echten Experten im Ressourcenmanagement? Diese 11 Tipps helfen beim Einstieg:

1. Realistische Zeitrahmen setzen. Bringen Sie in Erfahrung, wie schnell jeder Mitarbeiter arbeitet. Das erleichtert die Planung im weiteren Verlauf.
2. Start- und Fälligkeitstermine festlegen. Eine vorgegebene Bearbeitungsdauer für jede Aufgabe bietet einen realistischen Zeitrahmen für die Dauer, die jedes Teammitglied für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt. Mit den richtigen Start- und Enddaten können Sie einen genauen Zeitplan für das gesamte Projekt erstellen.
3. Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter erkennen. Wenn Sie bestens über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter informiert sind, hilft Ihnen das, die richtigen Ressourcen für jede Aufgabe zu identifizieren.
4. Prioritäten setzen. Entscheiden Sie im Voraus, was beim Arbeitspensum Ihres Teams Vorrang hat. Erstellen Sie Ihren Zeitplan anhand Ihrer Aufgaben, die höchste Priorität haben, und legen Sie fest, welche Ressourcen Sie ans Ziel bringen werden.
5. Helfen Sie Ihrem Team, die Auslastung zu verbessern. Die Auslastung ist der Anteil der Zeit, den Ihr Projektteam an umsetzbaren, strategischen oder „abrechnungsfähigen“ Aufgaben verbringt. Im Durchschnitt verbringen Angestellte 60 % ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit, wie etwa dem Einholen von Genehmigungen oder der Suche nach Unterlagen. Eine Reduzierung der Arbeit rund um die Arbeit ist die beste Möglichkeit, Ihrem Team zu ermöglichen, optimal zu arbeiten und die Arbeitskraft optimal zu nutzen.
6. Nehmen Sie während des Projekts Anpassungen vor. Projektmanagement ist grundsätzlich eine fortlaufende Tätigkeit. Ihre Aufgaben und Zeitpläne können sich ändern, sobald neue Herausforderungen auftauchen. Scheuen Sie nicht davor zurück, Ressourcen so zu verlagern, wie es im Sinne der Effizienzsteigerung nötig ist.
7. Planen Sie zusätzliche Zeit mit ein. Auch wenn die Planung der Ressourcenzuteilung von Anfang an entscheidend ist, können Sie nicht alles im Voraus planen. Halten Sie Zeitfenster für unvorhergesehene Arbeitsvorgänge frei und bleiben Sie flexibel.
8. Finden Sie den passenden Stil des Ressourcenmanagements für Ihr Team. Sie kennen Ihr Team besser als jeder andere. Nutzen Sie Ihr Wissen, um die beste Methode der Ressourcenzuteilung zu bestimmen, wie z. B. die Einschätzung des Arbeitspensums nach Stunden, Punkten oder der Aufgabenanzahl.
9. Behalten Sie das Arbeitspensum Ihres Teams im Blick. Stellen Sie sicher, dass Sie stets über die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Teams informiert sind und dass jedes Teammitglied das Gefühl hat, dass sein Arbeitspensum fair und umsetzbar ist. Dies hilft Ihnen bei Ihren zukünftigen Planungen und verbessert die Zuteilung von Ressourcen.
10. Behalten Sie das Arbeitspensum Ihres Teams im Blick. Stellen Sie sicher, dass Sie stets über die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Teams informiert sind und dass jedes Teammitglied das Gefühl hat, dass sein Arbeitspensum fair und umsetzbar ist. Dies hilft Ihnen bei Ihren zukünftigen Planungen und verbessert die Zuteilung von Ressourcen.
11. Setzen Sie das richtige Arbeitsmanagement-Tool ein. Durch die Verwendung einer Tabelle verliert man beim Ressourcenmanagement schnell den Überblick. Versuchen Sie stattdessen, ein Arbeitsmanagement-Tool zu nutzen, das Portfolio-Management-Funktionen wie zum Beispiel eine einfache Erfassung der Teamauslastung bietet. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht über das Projekte Ihres Teams und können weitere Aufgabendetails an einem Ort einsehen.