Bevor Sie als Projektmanagement-Professional mit einem neuen Projekt starten, sollten Sie vorab alle zu berücksichtigenden Aspekte des Projekts systematisch erfassen. Je gewissenhafter Sie dabei vorgehen, umso leichter fällt Ihnen die spätere Planung des Projekts. Zudem vermeiden Sie Probleme während der Projektbearbeitung auf Grund von nicht erfassten Rahmenbedingungen.
Eine Möglichkeit, hier schon vor Projektbeginn für Klarheit zu sorgen, stellt eine klassische Projektskizze dar. Diese fasst alle zu berücksichtigenden Aspekte kurz und prägnant zusammen und kann sowohl in grafischer als auch textlicher Form ausgeführt werden.
Es bestehen unterschiedliche Ansichten, welche Aspekte in einer Projektskizze betrachtet werden müssen und welche nicht. So ist nicht verwunderlich, dass auch völlig unterschiedliche Templates oder Vorlagen für Projektskizzen in der Literatur und im Netz zu finden sind.
Das Ziel bleibt am Ende jedes Mal das Gleiche, und zwar, dass sich sowohl Sie als Projektmanager, als auch der Auftraggeber des Projekts darüber bewusst sind, um was es bei dem Vorhaben tatsächlich geht, wer von den Ergebnissen wie profitiert und welche Voraussetzungen gegeben sind, um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Um einen ausreichend detaillierten Überblick über die zu berücksichtigenden Aspekte des Projekts zu erhalten, müssen unterschiedliche Teilbereiche beleuchtet werden.
1. AUSGANGSSITUATION
Wer ist der Auftraggeber und welche Interessen vertritt dieser? Wie ist dessen derzeitige Situation? Welche Chancen und Herausforderungen bestehen derzeit beim Auftraggeber?
2. PROJEKTHINTERGRUND
Welchen Zweck verfolgt der Auftraggeber mit diesem Projekt? Welche Gründe hat der Auftraggeber, dieses Projekt erfolgreich abzuschließen? Was ist vor dem Projekt bereits erfolgt?
3. ZIELSETZUNG
Was ist das Hauptziel, welches mit dem Projekt erreicht werden soll? Welche Teilziele lassen sich daraus ableiten bzw. wurden darüber hinaus kommuniziert? Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, damit die Zielsetzung als abgeschlossen gilt?
4. STAKEHOLDER
Wer gehört zur internen und wer zur externen Anspruchsgruppe des Projekts? Gibt es Personen oder Interessengruppen, die direkt oder indirekt von den Ergebnissen des Projekts beeinflusst werden?
5. NUTZEN
Welche Bedürfnisse haben die identifizierten Stakeholder? Welchen Nutzen erwarten diese von den Ergebnissen des Projekts?
6. ABHÄNGIGKEITEN
Gibt es komplementäre, konfliktäre oder neutrale Beziehungen zwischen Stakeholdern, deren Nutzen und der Projektzielsetzung? Welche Abhängigkeiten zu anderen Projekten gibt es?
7. ABLAUF
Anhand welcher Methode(n) kann das Projekt durchgeführt werden? Welche zwingenden Ergebnisinhalte lassen sich aus den Projektzielen ableiten? Welche Meilensteine lassen sich vorab definieren und wann werden diese voraussichtlich erreicht?
8. ORGANISATION
Aus welchen Personen besteht das Projektteam? Welche Kenntnisse und Erfahrungen bringen diese mit? Wie ist der Auftraggeber in die Organisation eingebunden? Welche sonstigen Organisationseinheiten und Ressourcen stehen dem Projektteam zur Erreichung der Zielsetzung zur Verfügung?
9. RISIKEN
Welche Risiken bestehen bezüglich der Projektorganisation oder zum Auftraggeber? Welche spezifischen Projektrisiken während der Projektdurchführung sind schon vor Projektstart bekannt? Welche Maßnahmen sind im Vorfeld zu ergreifen, um das Auftreten kritischer Risiken möglichst zu vermeiden bzw. deren Auswirkung zu verringern?
10. ZEIT
Wie lange ist die geplante Projektdauer? Gibt es vorab fixierte Abstimmungstermine oder Freigaben zu Zwischenständen mit dem Auftraggeber?
11. KOSTEN
Welche Kosten darf das Projekt verursachen? Wie hoch sind die verfügbaren finanziellen Ressourcen zur Erreichung der Zielsetzung?
12. LEISTUNGSUMFANG
Welche Anforderungen an den Umfang der Ergebnisse sind definiert? Welcher Aufwand ist damit verbunden?
13. QUALITÄT
Welche Qualität der Ergebnisse wird vom Auftraggeber gefordert? Welche Qualitätsanforderungen müssen erfüllt werden, um dem Nutzen der Stakeholder gerecht zu werden?
Diese 13 Teilbereiche geben Ihnen einen ausreichend detaillierten Überblick über das Projekt und erleichtern die Anwendung von Techniken der darauffolgenden Planungsphase wie beispielsweise der Meilensteinplanung, der Projektstrukturplanung oder dem Risikomanagement deutlich.