Projekte klassisch managen mit PMI, IPMA, PRINCE2? Oder doch lieber agil mit Hilfe von Scrum oder Kanban? Es gibt zahlreiche Methoden zum erfolgreichen Management und die Entscheidung für oder gegen eine Methode ist richtungsweisend für den Projekterfolg. Die Verfahrensweisen unterscheiden sich dabei mitunter deutlich. Bist Du beispielsweise eher zahlen- und ergebnisgetrieben oder richten sie sich nach den Kenntnissen und Fähigkeiten der Projektmitarbeiter?
IPMA (International Project Management Association): gilt unter den klassischen Vorgehensweisen zur Projektorganisation als „typisch deutsche“ Projektmanagement-Methode. Sie rückt die handelnden Personen in den Vordergrund und zeichnet sich durch ein sehr klares Rollenverständnis aus.
PMI (Project Management Institute): die
„amerikanische“ Variante der klassischen Projektmanagement-Methoden und
damit sehr weit verbreitet. Entsprechend ist die Vorgehensweise stark an
Zahlen und Ergebnissen und weniger an den Rollen orientiert.
Skalierbarkeit und größtmögliche Transparenz sind die Folge. Deutsche
Unternehmen finden eben diese Transparenz oft gewöhnungsbedürftig.
PRINCE2 (Projects
In Controlled Environments): Die „britische“ Methode ist ein in sich
geschlossenes System und stellt hohe Anforderungen an das
Projektmanagement. Der Faktor Mensch tritt hierbei in den Hintergrund.
Stattdessen wird sich eng an die sieben Grundprinzipien gehalten, die
nicht verändert werden dürfen. Die Anwendung dieser Grundprinzipien
bestimmt, ob ein Projekt tatsächlich nach PRINCE2 geleitet wird oder
nicht. Diese Prinzipien sind: fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung,
Lernen aus Erfahrungen, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten,
Steuern über Managementphasen, Steuern nach dem Ausnahmeprinzip,
Produktorientierung, Anpassen an die Projektumgebung. Nicht selten sorgt
die Rigidität der Methode für Konflikte.
Der Nachteil der
klassischen Methoden besteht in der mangelnden Flexibilität. Nicht
selten werden während eines Projekts Änderungen der Ziele und Bedarfe
nötig. Etwa wenn der neue Webshop nicht über Features verfügt, die den
gerade gestarteten Webshop des Wettbewerbers auszeichnen. Oder neue
Ländergesellschaften machen eine Erweiterung notwendig. Beispiele für
Projektergebnisse, die schon bei der Fertigstellung nicht mehr den
neusten Anforderungen entsprechen, gibt es in der IT zu genüge.
Zunehmend
orientieren sich Unternehmen deswegen in Richtung agiler
Projektmanagement-Methoden. Agile Vorgehensweisen wie Scrum und Kanban
werden vorrangig in der Softwareentwicklung eingesetzt, um schnell auf
Veränderungen zu reagieren. Zu Beginn des Projekts steht das Endergebnis
in geringerem Maß im Detail fest als bei der Projektplanung mit
klassischen Methoden. Zugleich steigern agile Methoden die Produktivität
der Teams, weil sie auf Selbstorganisation und Eigenverantwortung
setzen.
Scrum zerlegt Projekte in viele kleine Tasks.
In regelmäßigen kurzen Meetings, den Daily Scrums, werden
Entwicklungsphasen (Sprints) geplant. Ziel ist es, die Aufgaben
häppchenweise durch kleine, selbst organisierte Teams abzuarbeiten.
Zwischenergebnisse werden regelmäßig dem Auftraggeber vorgestellt, die
Ziele für die nächste Entwicklungsphase werden an neue Anforderungen
angepasst. Angeleitet und kommuniziert wird durch den Scrum-Master.
Kanban visualisiert
den Workflow auf einer Tafel, dem Kanban-Board. Hier bilden Kärtchen
die Aufgaben eines jeden einzelnen Mitarbeiters ab. Diese Kärtchen
durchlaufen wie das klassische Ticket verschiedene Prozessschritte von
Backlog über Entwicklung und Test bis zum Status „Abgeschlossen“. Es
gibt hier keine Führungskraft, die die Aufgaben verteilt. Stattdessen
holen sich alle Mitarbeiter in einem Prozess der Selbstorganisation ihre
Aufgaben am Kanban-Board selbst ab.
Zusammenfassend lässt
sich sagen, dass große, komplexe Projekte von Scrum profitieren, während
Kanban sich für die Verwaltung und Ressourcenplanung bei kleineren,
übersichtlichen Aufgaben eignet.
Welche
Projektmanagement-Methode die richtige ist, hängt von zahlreichen
individuellen Faktoren ab und lässt sich nicht pauschal beantworten.
Wichtig ist, dass die Entscheidung für eine Methode immer auch die
Unternehmenskultur berücksichtigt und dass sie genug Raum lässt, externe
Spezialisten in das Projekt einzubinden. Digitale
Projektmanagement-Werkzeuge wie MS Project, JIRA oder extrem
leichtgewichtige Lösungen aus der Cloud wie Trello oder Wunderlist
können hier einen Beitrag leisten.