Als Schlüsselelement organisiert der Projektstrukturplan ein Projekt in übersichtlich dargestellte Abschnitte und zählt zu den zentralen Aufgaben jeder Projektplanung. Durch die detaillierte Aufspaltung eines Projektes in Teilprojekte und Arbeitspakete gewährleistet er eine vollständige hierarchisch angeordnete Darstellung aller Projektaufgaben und erleichtert das Erkennen von Abhängigkeiten sowie die zeitliche Planung. Eine gewisse Grundstruktur sollte eingehalten werden, wobei die optische Kennzeichnung einzelner Teilprojekte oder Arbeitsaufgaben den Erstellern freigestellt ist.
Projektstrukturplan liefert Information für weitere Planungselemente
Der Projektstrukturplan ist ein wichtiges Element der Projektplanung und liefert wertvolle Informationen zur weiteren Detailplanung eines Projekts. So bilden die einzelnen Arbeitspakete die Basis für die Termin- und Ablaufplanung. Wobei die verschiedenen Arbeitspakete vor allem im Planungsbereich eine der wichtigsten Informationsquellen darstellt.
Denn auch die Ressourcenplanung nutzt die im Projektstrukturplan vorhandenen Daten und kombiniert sie mit den Informationen aus der Termin- und Ablaufplanung. Die Kostenplanung wiederum nutzt die Daten der Ressourcenplanung, um die zu einem definierten Zeitpunkt anfallenden Kosten zu planen, während sich die Risikoplanung auf Grundlage der Arbeitspakete mit den technischen, personellen und operativen Risiken befasst.
All diese Aspekte zeigen auf, wie bedeutend es ist, einen detailliert strukturierten Projektstrukturplan zu erarbeiten.
Projektstrukturplan und Nutzen
Der Nutzen von Projektstrukturplänen ist so vielschichtig, dass es schwierig ist, ihn in wenigen Worten zu beschreiben.
- Der Projektstrukturplan wird nach der Erstellung nur noch geringfügig angepasst und stellt so eine stabile Bezugsgröße im Projektverlauf dar.
- Er stellt den Projektumfang vollständig dar.
- Es werden keine wesentlichen Planungsinhalte vergessen.
- Er gibt eine Struktur für Projektmanagementaufgaben vor.
- Er definiert das Projektziel eindeutig.
- Bestimmt alle Arbeitspakete innerhalb des Projekts; bei Bedarf Zuordnung nach Kostenträger.
- Erleichtert die projektorientierte Abrechnung.
- Sorgt für Transparenz innerhalb des Projektes.
- Ursachen von Terminverzögerungen können einfacher nachvollzogen werden.
- Erleichtert die Koordination der einzelnen Arbeitspakete.
- Arbeitspakete sind delegierbare Einheiten und vereinfachen die Arbeitsteilung im Projekt.
- Einheitliche Codierung der Elemente erleichtert die Projekt-Kommunikation.
- Einfachere Erstellung der Termin-und Ablaufpläne.
Hierarchien innerhalb der Projektstrukturpläne
Um den Projektstrukturplan so logisch und übersichtlich wie möglich zu gestalten, erfolgt die Gliederung der einzelnen Projektaufgaben hierarchisch. Dies bedeutet, dass das Projekt in kleine Einzelelemente hierarchisch untergliedert wird, bis die einzelnen und nicht mehr teilbaren Arbeitspakete die unterste Ebene bilden.
Auf Basis dieser hierarchisch dargestellten Informationen erarbeiten Sie einen genauen Termin- und Ablaufplan mit Meilensteinen und Zwischenterminen.
Planen Sie beispielsweise einen neuen Messepavillon, stehen Sie vor der Realisierung eines umfangreichen Projektes, das sich beim ersten Gedanken wie eine Felswand vor Ihnen auftürmt. Gliedern Sie diese Wand jedoch in einzelne Teilprojekte wie Planung, Rohbau und Ausbau, wirkt es bereits weniger mächtig und die gesetzte Deadline erscheint wesentlich realistischer.
1. Ebene Projekt Messestand: Planung – Rohbau – Ausbau
2. Ebene Teilprojekt Rohbau: Messestandbauer – – Elektriker – Lichttechnik
3. Ebene Arbeitspakete Messebauer: Grundgerüst Messestand anfertigen – Seitenwände anfertigen – Dach anfertigen
4. Ebene Arbeitspakete Messebauer: Verlegung elektrischer Leitungen – Vorinstallationen IT – Vorinstallationen Lichttechnik
Wie Sie bereits an diesem sehr einfachen Beispiel erkennen, liefert der Strukturplan einen detaillierten Überblick über alle Aufgaben und Deadlines der einzelnen Arbeitspakete.
Die verschiedenen Gliederungsformen
Wie Sie den Projektstrukturplan gliedern, hängt zum Teil vom Projekt ab. Das Projektmanagement unterscheidet zwischen drei Gliederungsformen.
- Funktionsorientierte Gliederung orientiert sich an Funktionsbereichen und im Vordergrund steht die Art der geplanten Tätigkeit
- Objektorientierte Gliederung oder Gliederung nach Liefergegenstand – das Produkt steht im Vordergrund.
- Zeitorientierte Gliederung – die einzelnen Phasen des Projektes werden zeitlich geordnet gegliedert.
Selten werden diese Pläne ausschließlich in einer der drei theoretischen Gliederungsformen verfasst. In den meisten Fällen handelt es sich um logische Mischformen.
Darstellungsformen eines Projektstrukturplans
Die ideale Darstellungsform ist die Baumstruktur in vertikaler oder horizontaler Ausrichtung. Diese Form der grafischen Präsentation bietet eine übersichtliche Darstellung der einzelnen Hierarchien auf ihren unterschiedlichen Ebenen. Eine Alternative ist die Textstruktur, die mit Gliederungsebenen und Einrückungen arbeitet.
Hilfreich ist es, innerhalb des Projektstrukturplans zusätzlich zur Codierung mit Zahlen mit Farbcodes zu arbeiten, um die verschiedenen Ebenen optisch zu trennen.
Ein für die Terminüberwachung definierter Farbcode optimiert die Bewertung des gesamten Projektfortschritts, den Status eines Teilprojektes oder bestimmter Arbeitsaufgaben auf einen Blick. Markieren Sie beispielsweise Terminrückstände mit Rot, gefährdete Termine mit Gelb und aktuell und pünktlich bearbeitete Arbeitspakete mit Grün. Alle abgeschlossenen Arbeiten erhalten eine blaue Markierung. So erzielen Sie einen übersichtlich und aussagekräftig dargestellten Projektfortschritt.
- Im Projektstrukturplan erfolgt keine Änderung der enthaltenen Informationen! Nach Abschluss der Planungsphase dient er ausschließlich als Instrument zur Beobachtung des Projektfortschritts und liefert Informationen für die anderen Planungsinstrumente.
Denken Sie daran, die Farbcodierung in Ihren Termin- und Ablaufplan zu übernehmen und die hier vorhandenen Deadlines kontinuierlich der aktuellen Situation anzupassen, um eine einheitliche Darstellung des Fortschritts zu gewährleisten.
Beteiligt sind alle Projektteilnehmer
Der beste Strukturplan ist als Informationslieferant für die daran anschließende Planung wertlos, wenn bei der Erstellung nicht auf bestimmte Aspekte geachtet wird. Dazu zählt beispielsweise die Verfügbarkeit aller Ressourcen sowie eine realistische Abschätzung des Zeitaufwands pro Arbeitspaket. Obwohl im Projektstrukturplan keine Termine gesetzt werden, sind trotzdem folgende Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.
- Wie viele Mitarbeiter benötigen ein Arbeitspaket?
- Entstehen Arbeitsspitzen, die durch zusätzliche externe Mitarbeiter abgedeckt werden müssen?
- Urlaube und andere bereits bekannte Fehlzeiten berücksichtigen.
- Realistische Abschätzung der Fertigstellungszeiten pro Arbeitspaket
Im besten Fall arbeiten alle in das Projekt involvierten Mitarbeiter an der Erstellung des Projektstrukturplans mit oder werden zu den Ihnen zugeteilten Arbeitspaketen ausführlich befragt, um für die spätere Termin- und Ablaufplanung eine realistische Einschätzung des Zeitaufwandes verfügbar zu haben.
Berücksichtigen Sie all diese Aspekte, steht der Ausarbeitung eines zuverlässig belastbaren Termin- und Ablaufplans nichts mehr im Weg.