Die Idee ist gut, der Business Case rechnet sich, die Fachabteilung steht hinter dem Vorhaben. Wie aber bekomme ich die Zustimmung der Geschäftsführung? Wie kommuniziere ich die Veränderungen des Projekts an die Betroffenen? Und wie stelle ich die Ergebnisse am Ende optimal dar? Ein gutes Verständnis für die Möglichkeiten des Projektmarketings hilft Projektmanagern, diese Fragen zu beantworten.
Projekte sind in der Regel mit hohem Aufwand verbunden und haben oft Veränderungen als Folge. Beteiligt sind dabei Stakeholder mit völlig unterschiedlichen Interessen: Auftraggeber, die ein Budget freigeben, interne Experten und externe Freelancer, die das Projekt als Team durchführen, aber auch Mitarbeiter, die als Projektkunden von den Ergebnissen betroffen sind.
Projektmarketing ist auch ein Teil Prävention
Projektmarketing ist also einerseits ein Stück Überzeugungsarbeit, das während jeder Phase des Projekts parallel zu den regulären Projektprozessen notwendig ist. Andererseits ist die fortlaufende Kommunikation mit den Beteiligten aber auch ein Instrument, um negativen Entwicklungen vorzubeugen oder diese professionell zu managen.
Wie aber betreibt man erfolgreiches Projektmarketing? Wichtig ist dabei, dass Projektmarketing-Aktivitäten Aufwand bedeuten. Die entsprechenden Ressourcen sollten als Arbeitspakete Teil des Projektstrukturplans sein. Auch ein Budget für das Projektmarketing muss vorab definiert werden.
Erfolgsrezepte für jede Projektphase
Bei der Umsetzung gibt es je nach Projektphase unterschiedliche Erfolgsrezepte.
Projektstart
- Zum Projektstart ist es am
wichtigsten, Entscheider davon zu überzeugen, dass sie die notwendigen
Ressourcen bereitstellen, um das Projektziel zu erreichen. Hierfür sind
eine griffige Darstellung des Projektziels sowie ein solider Projektplan
die wichtigsten Medien. Es muss klar werden: Was wollen Sie erreichen?
Und welchen Aufwand bedeutet das für die Organisation?
- Zum
Projektstart ist es ebenfalls erfolgskritisch, den beteiligten
Mitarbeitern und Freelancern einen Überblick über Ziel und Umfang des
Projekts zu vermitteln. Hierfür ist ein Kick-off-Meeting das geeignete
Format. Es muss klar werden: Was wollen wir zusammen erreichen? Wie ist
dafür der Zeitrahmen? Wie sehen die Meilensteine aus? Und wer übernimmt
welche Aufgaben?
Projektverlauf
- Im
Projektverlauf ist es wichtig, die Projektkunden – etwa die zukünftigen
Anwender einer Software – vom Sinn des Projekts und seinem Ziel zu
überzeugen. Dies kann durch Mitteilungen im Intranet oder über andere
interne Medien geschehen. Auch die direkte Projektarbeit ist eine
Möglichkeit für das Projektmarketing. Wann immer Projektkunden beteiligt
sind – als Fachleute oder um Anforderungen zu definieren – bietet sich
die Chance, Nutzen und Ziele des Projekts noch einmal in Erinnerung zu
rufen. Für das Projektmarketing ist es ebenfalls wichtig, zu
kommunizieren, wie Rückmeldungen und fachlicher Input von dieser Gruppe
in die weitere Planung einbezogen werden. So wird das Projekt als
Vorhaben wahrgenommen, bei dem es sich zu beteiligen lohnt, weil Ideen
und Rückmeldungen nicht folgenlos in einem schwarzen Loch verschwinden.
Give-Aways mit Projektlogo sind als Dankeschön für die Mühe und die
Mitarbeit ein unschlagbares Mittel, um als Projektteam bei Projektkunden
einen nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen.
- Auch das
Projektteam sollte im Verlauf des Projekts ins Projektmarketing mit
einbezogen werden. Dies geschieht in der Regel im Zuge der normalen
Projektkommunikation. Statusreports, der Termin- und Meilensteinplan
oder der Projektstrukturplan sind die geeigneten Medien, um
Informationen zum Projektfortschritt auszutauschen. Dabei sollte kein
Unterschied gemacht werden, ob interne Mitarbeiter oder externe
Spezialisten adressiert werden. Alle Fakten müssen alle Beteiligten
sowieso kennen – und mit Begeisterung dabei sein, sollten sie auch.
Projektende
- Jeder Entscheider erwartet einen Nachweis über die Verwendung der Ressourcen, die er bereitgestellt hat. Eine saubere Dokumentation nach dem Projektabschluss ist daher Pflicht – aber auch ein Teil des Projektmarketings. Im Abschlussbericht wird nachgewiesen, was das Ergebnis des Projekts ist, warum das Vorhaben aus geschäftlicher Sicht tatsächlich sinnvoll war und welcher Nutzen ansonsten entstanden ist. Bei der Prüfung des nächsten Projekts wird die Qualität dieses Dokuments eine Rolle spielen. Neben einer sauberen Projektdokumentation empfiehlt sich eine Abschlusspräsentation, in der Kern-Fortschritte allgemeinverständlich dargestellt werden.
- Um nach dem Projektabschluss Mitarbeiter und weitere Stakeholder im Rahmen des Projektmarketings zu informieren, bietet sich die Publikation der Projektergebnisse in einer internen Firmenzeitung und im Intranet an. Je nach Projektumfang können auch Mitarbeiter-Informationsveranstaltungen und Präsentations-Roadshows angemessen sein. So erfahren die Mitarbeiter in der Breite vom Erfolg der gemeinsamen Anstrengung. Auch Aushänge oder Infostände sind im digitalen Zeitalter weiterhin probate Mittel, um Projekterfolge zu übermitteln.
Fazit: Projektmarketing ist eine Form der permanenten Überzeugungsarbeit, bei der je nach Projektstatus und Adressat der Botschaft unterschiedliche Kanäle sinnvoll sind. Das wichtigste Marketinginstrument zur Umsetzung des Projektmarketings sind aber der Projektleiter und die Projektmitarbeiter selbst. Sie alle betreiben durch ihre Handlungen fortlaufend bewusst und unbewusst Marketing für ihr Projekt – im positiven wie im negativen Sinne.