1. Planen Sie Ihren nächsten Tag in groben Zügen am Abend davor!
Bevor Sie schlafen gehen erstellen Sie einen grob umrissenen Plan für den nächsten Tag. Notieren Sie alle Dinge, die Sie erledigen wollen. Weisen Sie jeder Aktivität eine Priorität und ein Zeitfenster zu. Durch diese Strategie können Sie Ihre persönliche Produktivität steigern, weil Sie bereits nach dem Aufwachen am nächsten Morgen wissen, was Sie alles tun wollen und worin Ihre erste Aufgabe des Tages besteht.
2. Erreichen Sie eine höhere Produktivität in dem Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren!
Wenn Sie etwas Wichtiges tun, dann konzentrieren Sie sich nur auf diese eine Aufgabe. Meist ist das so, wenn wir etwas Kompliziertes mit den Händen erarbeiten oder wenn wir uns geistigen Arbeiten zu wenden. Wenn ich beispielsweise an diesem Blog arbeite, dann brauche ich Ruhe, um mich wirklich auf die Inhalte zu konzentrieren. Würde ich nebenher noch Essen kochen, wäre das vergebene Liebesmüh. Vermutlich würde es anbrennen und ohnehin nicht genießbar sein. Wenn ich schreibe bin ich total vertieft in meiner Arbeit.
3. Prüfen Sie ob die Arbeit, die Sie tun wollen überhaupt nötig ist!
Wenn Sie sich mit Dingen beschäftigen, die Sie nicht mögen und die zudem noch völlig unsinnig sind, dann sollten Sie diese Aufgabe völlig eliminieren. Vergeuden Sie nicht Ihre Ressourcen mit sinnfreien Arbeiten. Überlegen Sie ob Sie gewisse Dinge überhaupt brauchen – wenn nicht weg damit.
4. Verschieben Sie nichts auf später!
Verzögerungstaktiken sind ein großer Verschwender an Zeit und Energie. Überlegen Sie selbst wie viel Nerven Ihre Verzögerungen bisher gekostet haben und wo Sie stehen könnten, wenn Sie viele Dinge nicht auf die lange Bank geschoben hätten. Manchmal verpassen wir dadurch gute Chancen, die wir nicht einmal wahrnehmen können.
5. Nutzen Sie das Pareto Prinzip!
Das Pareto Prinzip basiert auf der Tatsache, dass Sie mit 20 Prozent Ihrer Handlungen 80 Prozent Ihrer Ergebnisse erhalten. Bleiben Sie realistisch und lassen Sie sich nicht zur Perfektion verleiten.
6. Delegieren Sie!
Alles was andere Personen an Arbeiten übernehmen können, sollten Sie abgeben. Es ist nicht nötig, dass Sie alles allein bewerkstelligen. Gerade Routinearbeiten wie immer wieder kehrende Verwaltungssachen können auch andere übernehmen. Prüfen Sie kritisch, ob die jeweils anstehende Aufgabe tatsächlich nur von Ihnen erledigt werden kann. Alles was keinen wirklichen Effekt bringt, können Sie beruhigt delegieren um Ihre Produktivität weiter zu steigern.
7. Schalten Sie Ablenkung und Zeitfresser aus!
Ablenkung lauert überall. Hier eine E-Mail, da etwas Neues auf Facebook, ein Telefonat … Schalten Sie alles ab, damit Sie in Ruhe arbeiten können. Wenn Sie ständig mit anderen Dingen beschäftigt sind, dann bekommen Sie nichts Konkretes fertig. Bemühen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, sonst erstellen Sie sich ein Chaos von Baustellen – das ist demotivierend.
8. Sagen Sie „Nein“!
Wenn Sie vorwärts kommen wollen, dann dürfen Sie sich nicht vor jeden Karren spannen lassen. Sagen Sie „Nein“, wenn irgendwelche Sachverhalte an Sie heran getragen werden, die nichts mit Ihren Zielen zu tun haben. Lernen Sie „Nein“ zu sagen, zu Dingen, die Sie nicht wollen. Sie können Ihre Produktivität nicht steigern, wenn Sie versuchen jedermanns Liebling zu sein. Im Übrigen werden Menschen, die „Nein“ sagen können ernster genommen. Also tun Sie es!
9. Setzen Sie sich ein Zeitfenster!
Planen Sie für Ihre Aufgaben genügend Zeit ein. Setzen Sie sich bestimmte Zeitfenster. Ein Zeitfenster sollte zwischen 90 und 120 Minuten betragen. Danach sollten Sie eine kleine Pause machen und nach Möglichkeit ein wenig Zeit an der frischen Luft verbringen. Sauerstoff belebt den Geist!
Legen Sie für Ihr Zeitfenster ein Arbeitspensum fest und erledigen Sie es in diesem Zeitfenster – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Viele Menschen planen ein Zeitfenster für bestimmte Aufgaben schon mit der Voraussicht, dass sie ja hinter dem Zeitfenster weitere Zeit haben um fertig zu werden. Das ist nicht gut, da Zeit nicht ersetzbar ist und diese Mentalität zum Trödeln, Tratschen, Spielen, Surfen und anderen Ablenkungsmanövern einlädt. So können Sie Ihre Produktivität nicht steigern.
Deshalb erledigen Sie Ihr Arbeitspensum in dem vorgegebenen Zeitrahmen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit dass festgelegte Zeitfenster nicht verhandelbar sind. Wenn Sie bisher nicht mit festen Zeitfenstern gearbeitet haben, dann stellen Sie sich einen Wecker oder eine Zeitschaltuhr, die Ihnen signalisiert, dass Ihre Zeit um ist. So bekommen Sie ein Gespür dafür, wie lange bestimmte Arbeiten überhaupt dauern. Die meisten unterschätzen den Zeitaufwand für ihre Aufgaben.
10. Planen Sie!
Ein guter Plan erleichtert Ihre Arbeit ungemein und steigert die Produktivität erheblich. Beginnen Sie mit Stichpunkten, einem Mindmap und Brainstorming. Organisieren Sie im zweiten Schritt Ihre Gedanken und Ideen um sich einen Überblick zu verschaffen. Wenn alles geordnet ist erstellen Sie den endgültigen Plan. Durch diese drei Schritte ersparen Sie sich Korrekturen und Nacharbeiten. So gewinnen Sie Zeit.