Manchmal ist es einfach unglaublich hilfreich, eine kleines Werkzeug zur Hand zu haben, das die Priorisierung von Aufgaben im Arbeitsalltag erleichtert.
Die Eisenhower-Matrix ist genau so ein Werkzeug. Und es ist so wunderbar einfach einzusetzen. Würde ich dich fragen, ob du wichtige Aufgaben eher erledigen solltest als unwichtige, dann wäre die Antwort vermutlich sehr klar. Ebenso klar wäre die Antwort auf die Frage, ob dringende eher als zeitunkritische Probleme gelöst werden sollen.
Und genau das ist es auch schon! Diese beiden Fragen werden beim Einsatz der Eisenhower-Matrix beantwortet:
- Wie dringend ist die Aufgabe?
- Wie wichtig ist die Aufgabe?
Hast du also ein Bündel von Aufgaben und Themen, dann beantworte die Fragen und ordne sie in ein Diagramm wie dem folgenden ein:
Und dieses Diagramm zeigt dir auch gleich auf, was mit den Aufgaben zu geschehen hat:
A-Aufgaben
Das sind die wirklich wichtigen – sofortiges Handeln ist gefragt! Sie sind sowohl dringend als auch wichtig. Hierbei handelt es sich häufig um Probleme, Krisen oder dringende Deadlines. Sie können durchaus auch entstehen, weil B-Aufgaben zu lange vernachlässigt wurden.
B-Aufgaben
Hier handelt es sich häufig um Themen, die zu kurz kommen, weil sie einfach nicht dringend sind. Und dabei sind sie doch so wichtig! Beispiele sind strategische Themen, Planung, Weiterbildung oder Vorsorge. Vorsicht: Werden diese Themen vernachlässigt, können sie schnell zu A-Themen werden! Umgang mit B-Aufgaben: Einen Termin setzen und ihnen Priorität einräumen, so dass sie erledigt werden.
C-Aufgaben
Manche Aufgaben sind zwar dringend, aber im Grunde nicht so richtig wichtig. Oftmals handelt es sich um Routineaufgaben, regelmäßige Meetings oder sonstige Themen, die im Alltag immer wieder auftauchen. Wenn möglich sollten diese Aufgaben delegiert und deren Ausführung überwacht werden.
D-Aufgaben
Diese Aufgaben kannst du komplett von deiner Liste streichen! Ist das nicht schön? Stellst du fest, dass eine Aufgabe nämlich weder dringend noch wichtig ist, dann sollte sie auch keinen Raum in deinem Arbeitsalltag bekommen. Ab und zu solltest du dich überprüfen, ob du nicht sogar freiwillig solche Themen in deinen Alltag einbaust, wie zum Beispiel das Surfen im Internet oder das übermäßig perfekte Formatieren von Dokumenten.
Vorteile der Eisenhower-Matrix
- Du identifizierst die Aufgaben, die wirklich wichtig sind.
- Du entdeckst Aufgaben, die du gar nicht bearbeiten musst.
- Die grafische Darstellung hilft dabei, Ordnung zu schaffen.
- Dir wird klar, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden müssen.
- Leicht einsetzbar ohne Einarbeitungszeit.
Solltest du also mal wieder viele Aufgaben auf dem Tisch haben, die einer Priorisierung bedürfen, dann weißt du, was du zu tun hast:
- ein kleines Diagramm malen
- die beiden Fragen nach Dringlichkeit und Wichtigkeit beantworten
- Aufgaben im Diagramm vermerken
- eine Priorisierung erhalten