1: Andere Kommunikationswege gehen
E-Mails sind häufig nicht die passende Form der Kommunikation. Wenn Sie sie dann trotzdem nutzen, bläht sich Ihr Posteingang nur unnötig auf.
Für schnelle organisatorische Absprachen zum Beispiel eignet sich ein Telefonat oder ein schnelles Vorbeischauen im Büro viel besser. Wer einen Termin ausmachen möchte, spart viel Zeit, wenn er kurz beim Kollegen anruft, statt fünf Mails hin und her zu schicken.
Viele Unternehmen nutzen inzwischen auch andere Tools für solche schnellen Absprachen. Wie in privaten Chat-Programmen wird zum Beispiel über Slack oder Skype for Business kommuniziert. So sparen Sie sich zumindest die Grußformeln und können auch einfacher in größeren Gruppen kommunizieren. Aber auch hier gilt: Manchmal geht ein Anruf schneller.
Und auch für komplizierte oder konfliktreiche Absprachen ist das persönliche Gespräch viel sinnvoller als die E-Mail. Denn erstens können Sie Ihr Gegenüber besser einschätzen, wenn Sie es hören und zweitens hat niemand Lust, seitenlange Erklärungen via Mail zu lesen.
Wer bei solchen Anlässen selbst auf die E-Mail verzichtet, bekommt auch weniger unnötige Antworten. Und vielleicht gewöhnen sich langfristig auch mehr Kollegen ein ähnliches Verhalten an, wenn Sie mit gutem Beispiel vorangehen.
2: E-Mail-Zeiten einrichten
Leichter gesagt als getan, aber dennoch sinnvoll: Sie sollten nicht ständig E-Mails checken. Am besten legen Sie bestimmte Zeiten am Tag fest, zu denen Sie E-Mails lesen und beantworten. Denn jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht sofort beantworten, sind Sie wieder aus dem eigentlichen Arbeitsablauf raus.
Und es ist nicht völlig egal, wann Sie diese Zeiten setzen. Viele Menschen beginnen ihren Tag mit Kaffee und Mails. Das ist aber nicht unbedingt zu empfehlen, denn morgens ist es gut, mit dem zu beginnen, was gerade sinnvoll ist und nicht mit dem, was einem eine Mail vorgibt.
Außerdem ist die E-Mail-Bearbeitung oft keine Aufgabe, die besonders viel Denkarbeit erfordert. Deswegen bietet es sich an, sich dann mit der elektronischen Post zu beschäftigen, wenn man keinen Kopf für komplexere Aufgaben hat – zum Beispiel im Mittagstief. Aber auch zum Feierabend hin kann ein guter Zeitpunkt sein, weil Sie dann guten Gewissens und ohne vollen Posteingang in die Freizeit gehen können.
3: Unnötiges aussortieren
Wie viele Ihrer Mails sind wirklich notwendigerweise an Sie gerichtet? Vermutlich nur ein Bruchteil, deswegen heißt es: Aussortieren. Und zwar auf verschiedenen Ebenen.
Die DSGVO hat uns ja schon von einer ganzen Last an Newslettern befreit, hier gilt es, sich auch weiter rigoros abzumelden: Welche der Newsletter lesen Sie wirklich? Von allen anderen sollten Sie sich verabschieden. Und die, die Sie lesen, sollten in ein extra Postfach umgeleitet werden, das sie einmal am Tag öffnen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. Denn Newsletter sind wirklich nie dringend.
Das gleiche gilt für Verteiler. In den meisten davon ist man nicht freiwillig, kann sich aber auch nicht so einfach wie bei Newslettern davon abmelden. Also ist die Ordnerlösung hier besonders sinnvoll. Leiten Sie die Mails aus dem Intranet direkt in ein dafür vorgesehenes Postfach und lesen Sie sie – falls überhaupt notwendig – einmal am Tag.
Und nun noch ein ganz besonders nerviger Teil der E-Mail-Flut: Die CC-Mails. Hier ist offene Kommunikation wichtig. Sagen Sie den Kollegen, die Sie unnötigerweise in CC setzen, dass sie das nicht brauchen und sie Sie im Zweifel einfach kontaktieren sollen, wenn es eine wichtige Information für Sie gibt. Und halten Sie sich auch selbst daran: CC sollte als Ausnahmefunktion verwendet werden.
4: Erledigtes löschen
Nichts stresst mehr als ein volles Postfach. Deswegen haben viele Menschen ausgeklügelte Ordnersysteme und verschieben ihre E-Mails wild hin und her. Das ist sicherlich bis zu einem gewissen Grad sinnvoll, aber manchmal lohnt es sich auch, eine E-Mail nicht in der „Erledigt“-Ordner zu schieben, sondern sie schlichtweg zu löschen.