Eine Projektmanagement-Software zu finden, mit der jedes Team im Unternehmen ­gerne und effizient arbeitet, ist nicht immer einfach. Welche ­Grundvoraussetzungen ­müssen entsprechende Lösungen erfüllen, damit sie teamübergreifend eingesetzt ­werden können?

Jira

2002 in Sydney gegründet, konnte sich die Firma Atlassian als einer der weltweit erfolgreichsten Collaboration- und Projektmanagement-Anbieter positionieren. Seinen Namen in der Branche hat das börsennotierte Unternehmen aus Down Under vor allem seinem Flaggschiffprodukt Jira zu verdanken. Jira hat sich als eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Alternative für Software-Teams positioniert, die sowohl Scrum- als auch ­Kanban-Boards unterstützt und mit über 150 Features alle zentralen Aspekte des agilen Projektmanagements abdeckt.

Die Software, die sowohl in der Cloud als auch ­On-Premise genutzt werden kann, wurde jedoch mehr und mehr von nichttechnischen Teams eingesetzt. Vor diesem Hintergrund hat ­Atlassian Ende 2015 eine neue Version seiner erfolgreichen Projekt­management-Plattform lanciert, von der jedes Business-Team im Unternehmen profitieren soll: Jira Core. Das ­Produkt soll zur zentralen Anlaufstelle für Teams in allen Bereichen des Unternehmens ­werden, egal ob im Personalwesen, Marketing, ­Finanzwesen oder in der Rechtsabteilung. Die Scrum-Boards, agile Reporting-Funktionen und weitere Tools, die speziell für Software-Teams ­konzipiert sind, sucht man in Core vergeblich. Dafür bietet ­diese nützliche Funktionalitäten wie Business-Projekt­vorlagen und benutzerdefinierte Felder und Workflows, die Projektmanager ­flexibel nach ihren eigenen Anforderungen ­gestalten können.

Asana

Atlassian ist mit seiner Jira-Produktfamilie nicht der einzige Anbieter, der den Fokus auf Anpassbarkeit und Flexibilität legt. Ganz im Gegenteil. Benutzerdefinierte Felder und Workflows gehören inzwischen zum Standardrepertoire vieler weitverbreiteten PM-Dienste, darunter Asana, Trello, Monday und Wrike, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Diese Anbieter haben längst erkannt, dass klassische Projekt- und Aufgabenparameter wie Fälligkeitsdatum, Priorität oder Verantwortlicher nicht mehr ­genug sind.

In Asana, der populären Task-Management-App aus San Francisco, die vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz gestartet wurde, kann man zum Beispiel eigene Felder zu Aufgaben und Projekten hinzufügen, um genau das abzubilden, was für das eigene Unternehmen oder Team relevant ist. Das könnten etwa Versionsnummer, Statusinformationen, Stundensätze oder ­Budget-Angaben sein, die die Teams benötigen, um ihre Arbeit besser zu organisieren. Auf solche benutzerdefinierten Felder können Anwender dann zurückgreifen, um Aufgabenlisten zu sortieren oder zu filtern sowie um eigene Dashboards und Berichte zu erstellen.

Smartsheet und Airtable

Teams, die den Themen Anpassbarkeit und Flexibilität eine große Bedeutung beimessen, sollten einen Blick auf alternative ­Projektmanagementdienste wie Smartsheet oder Airtable werfen. Bereits 2005 gestartet, verfolgt Smartsheet aus Washington einen besonderen Lösungsansatz, der maximale Flexibilität verspricht. Der Clou: Den Kern des Systems bilden nicht To-do-­Listen oder Kanban-Boards, so wie bei den meisten PM-Systemen ­üblich, sondern interaktive, „intelligente“ Tabellen.

Mit Airtable lassen sich Tabellen­zellen auf über 20 verschiedene Arten formatieren und können neben beliebigen Formeln auch Inhalte wie Checkboxen oder Auswahlfelder beinhalten. (Screenshot: Airtable)

Diese Smartsheets funktionieren im Prinzip wie übliche Exceltabellen, werden jedoch um viele nützliche Werkzeuge rund um Task-Management, File-Sharing, Workflows, Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagementermöglichen. Damit eignet sich Smartsheet zunächst für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel irgendwie verwaltet haben und nun eine bessere Lösung suchen. Smartsheet bietet eine gewohnte Arbeitsoberfläche. Doch selbst groß angelegte ­Projekte mit vielen Teilnehmern, Aufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten können mit der Software erfolgreich bewältigt werden. Schließlich wird diese laut Hersteller von über 3,5 Millionen Nutzern und 90 Prozent der Fortune-100-Unternehmen eingesetzt. Die Firma hat vor ein paar Wochen den Börsengang angekündigt.

Mit Airtable präsentiert sich eine moderne Smartsheet-­Alternative, die Tabellen ebenfalls in den Vordergrund stellt und auf starkem Wachstumskurs ist. Vor ein paar Wochen gab das Startup bekannt, 52 Millionen US-Dollar frisches Kapital gesammelt zu haben. In Sachen Usability und UI-Design macht der 2013 in San Francisco gestartete Onlinedienst, der inzwischen von namhaften Firmen wie Tesla und Airbnb eingesetzt wird, einen besseren Eindruck als Smartsheet. Der Lösungsansatz ist im Prinzip aber recht ähnlich. So lassen sich Zellen auf über 20 verschiedene Arten formatieren und können dann auch neben beliebigen Formeln ausgefallene Inhalte wie Checkboxen, multiple Auswahlfelder oder Barcodes enthalten. Eine besondere Stärke der Software ist es dabei, Relationen zwischen den Tabellen herzustellen: Mit einem speziellen Spaltentyp können Anwender die Daten einer Tabelle ganz einfach mit Daten aus anderen Tabellen verknüpfen. Ebenfalls praktisch für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Mit dem Feature Airtable Blocks können Teams auf Basis der Daten ihrer Tabellen beliebige ­Workflows erstellen.

All-in-One-Lösungen für KMU: ­Teamleader

Neben klassischen Projektmanagement-Lösungen und Alternativen wie Smartsheet und Airtable können schnell wachsende kleine und mittelständische Unternehmen, die die verschiedenen Teams näher zusammenbringen wollen, auf All-in-One-Lösungen zurückgreifen, die speziell für ihre Zielgruppe optimiert sind. Serviceorientierte Unternehmen, die an verschiedenen Kundenprojekten arbeiten, etwa digitale Agenturen, Architekturbüros und andere Dienstleister in der ­Kreativindustrie, können zum Beispiel auf Teamleader ­zurückgreifen. Das Startup wurde vor mittlerweile sechs Jahren in Belgien ­gegründet und konnte bis zum heutigen Zeitpunkt rund 15 Millionen US-Dollar Kapital einsammeln.

Quelle: Websites der jeweiligen Anbieter. Stand: April 2018. 1 Euro = 1,23 US-Dollar. Alle Angaben ohne Gewähr.

Mit seiner umfassenden Cloud-Lösung arbeiten bereits über 5.000 kleine und mittelständische Unternehmen, laut Aussagen des Anbieters. Mit Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung, Leadmanagement, Kalenderverwaltung, Help-Desk und Telefonverkehr (VoIP) ­präsentiert sich Teamleader als eine Art moderne ERP-Software, mit der kleine und mittlere Unternehmen ihre wichtigsten Prozesse auf einer einzigen Plattform abbilden können – von der Projektplanung über die Rechnungsstellung bis hin zum Kunden­support.

Teamleader konkurriert mit ähnlichen All-in-One-­Lösungen wie dem Collaboration- und Social-Intranet-System Bitrix24, Activecollab, einer Projektmanagement-Lösung aus Serbien, die über viele Extras verfügt wie Zeiterfassung und Rechnungsstellung oder Teamwork aus Irland.

Fazit

Während schlanke Business-Tools aus der Cloud stark im Kommen sind, bleiben gerade in den Bereichen ­Business-Collaboration und Projektmanagement umfangreichere Plattformen nach wie vor sehr gefragt. Prinzipiell kann man den Sinn in hochspezialisierten Tools und dem Best-of-Breed-Ansatz sehen. Denn in vielen Bereichen können sie kleineren Unter­nehmen dabei helfen, Excel oder E-Mail durch effizientere ­Anwendungen zu ersetzen und ihre Produktivität zu steigern. Doch allzu häufig ist Projektmanagement so umfassend, dass alle Geschäftsbereiche davon berührt werden. Folglich sind vor allem wachsende Unternehmen, die komplexere Geschäftsprozesse abbilden müssen, auf eine Lösung angewiesen, die nicht nur Einheitlichkeit und höchste Standards bei der Benutzung bieten, sondern auch Flexibilität und ­Anpassungsmöglichkeiten. Denn ab einem gewissen Komplexitätsgrad lassen sich spürbare Erleichterungen nur durch den Einsatz einer abteilungsübergreifenden Lösung ­erreichen.

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