Heute startet eine dreiteilige Reihe, die Ihre Projekt zum Erfolg führen wird. Jeder Teil enthält 5 Schritte.
Per Definition steht jeder Projektleiter mit seinem Projekt vor einer noch nie da gewesenen Aufgabe. Jedes Projekt ist voller unbekannter Risiken, unerwarteter Wendungen, sozialer Komplexität, emotionaler Hochs und Tiefs und daher eine spannende, aber mit Sicherheit auch keine leichte Aufgabe. Vor allem beim ersten großen Projekt mit vielen Beteiligten ist so mancher Projektleiter schlichtweg überfordert. Ist dann im Fall des Scheiterns auch noch ein hohes Unternehmensrisiko gegeben, fühlen sich unerfahrene Projektleiter im Angesicht der scheinbar übergroßen Aufgabe wie gelähmt.
1. Projektplanung – WARUM und vor allem WIE?
Laut des Gabler Wirtschaftslexikons sind Projekte „eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert“.
Bereits in der Definition steckt also die Notwendigkeit einer eigenen Projektplanung. Projekte sind immer Abweichungen von der Routine und bedeuten oft für alle Beteiligten völliges Neuland, egal ob es um die Einführung einer neuen Software, um eine Unternehmensgründung oder einen Standortwechsel geht. Ohne adäquate Planung im Vorfeld werden sowohl Zeit- als auch Budgetbedarf explodieren und das Scheitern ist daher vorprogrammiert.
In der Praxis fahren Projektleiter, die mit Projektmanagement noch kaum oder gar keine Erfahrung haben, zwei Strategien: Der eine gräbt sich in seinem Büro ein und versucht, sein Projekt mit Plänen, Berichten, Projektmanagement Software, Statistiken und Messdaten voranzutreiben. Der Projektmanager wird damit zum klassischen Projektverwalter und verläuft sich in seinen Archiven.
Der andere reibt sich die Hände, hält eine flammende Motivationsrede vor seinem Team und stürzt sich in die Arbeit. Einige Wochen später merkt er, dass sowohl Termine als auch Kosten aus dem Ruder laufen und die Ziele nicht in der geplanten Zeit erreicht werden können – von Kontrolle im Projekt keine Spur.
Gut zu wissen:
Mit der richtigen Projektplanung ist der Aufwand für dich als Projektleiter am Anfang zwar höher, die Probleme, Diskussionen und die damit verbundenen Reibungsverluste während des Projektverlaufs sind jedoch um ein Vielfaches niedriger. Insgesamt sparst du dir also sowohl Zeit als auch Nerven.
Der richtige Weg liegt genau in der Mitte. Ein Projekt will geplant, aber nicht überplant werden. Die Planung muss einerseits stabil genug sein, um vom Auftraggeber bis zum Projektmitarbeiter allen Beteiligten eine klare Richtung vorzugeben, sich andererseits aber auch flexibel genug gestalten, um Änderungen im Projektverlauf zuzulassen (die aufgrund von dynamischen Rahmenbedingungen ab einer gewissen Laufzeit mit Sicherheit passieren werden). Kling leichter gesagt, als getan? Keine Sorge – wie du jedes Projekt dank der richtigen Planung sicher ins Ziel bringen kannst und welche Methoden dir die Projektplanung erheblich erleichtern, erfährst du in diesem Artikel.
2. Projektauftragsklärung
Projektmanagement Weisheit Nummer Eins: Starte kein Projekt ohne einen Projektauftrag! Der Projektauftrag ist deine Job Description auf Zeit, hier ist festgehalten, welche Ziele du mit welchen Ressourcen in welchem Zeitraum erreichen sollst – und daran wirst du am Ende des Tages auch gemessen. Mit eurer Unterschrift bekennt ihr euch beide – du als Projektleiter und dein Projektauftraggeber – zu diesem Vorhaben und dass ihr gemeinsam alles daran setzen werdet, um das Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen.
2.1 Schritt 1: Projektdefinition – Definiere dein Projekt
Im Zuge der Projektdefinition stellt sich die Frage: Ist mein Vorhaben überhaupt ein Projekt? Dazu müssen wir uns kurz die Definition in Erinnerung rufen: zeitlich befristet, innovativ, risikobehaftet, erhebliche Komplexität waren hier die Schlagwörter.
In der Praxis ist die korrekte Projektdefinition leider nicht immer selbstverständlich. Vorhaben, die über Jahre laufen und eigentlich schon längst als Routineaufgaben in der Linie abgewickelt werden sollten, belasten im Unternehmen immer noch das Projektbudget. Oder Mini-Vorhaben, so genannte projektähnliche Aufgaben, werden mit tonnenweise Planungsmaterial auf völlig übertriebene und ressourcenverschwendende Weise gemanaged. Umso wichtiger ist die Prüfung, ob dein Vorhaben auch wirklich zumindest den folgenden Kriterien entspricht, um in die Kategorie „Projekt“ zu fallen:
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– Es ist einzigartig oder wird zumindest nicht regelmäßig durchgeführt
– Mehrere Personen (meist auch aus verschiedenen Abteilungen) sind daran beteiligt
– Es hat einen Start- und Endtermin
2.2 Schritt 2: Projektauftrag – Lege deine Projektziele fest
Wie bereits erwähnt ist der Projektauftrag das wichtigste Dokument für den Projektstart. Wenn du dir gleich zu Beginn das Commitment deines Auftraggebers mit dessen Unterschrift am Projektauftrag sicherst, sparst du dir im weiteren Projektverlauf einen Haufen Scherereien.
Missverständnisse in dieser frühen Phase zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber zählen zu den häufigsten Stolpersteinen in der Start- und Umsetzungsphase. Auch beim Projektabschluss willst du wahrscheinlich nicht mit deinem Auftraggeber diskutieren müssen, ob du die vorgegebenen Ziele nun erreicht hast, oder nicht. Diese Phase ist so wichtig, dass sie im Fachjargon der Projektplanung sogar einen eigenen Namen hat: Projektauftragsklärung.
1) Projektbezeichnung: Gib deinem Projekt einen kurzen, klingenden Namen, um es in Meetings und in Projektmarketing-Maßnahmen identifizieren zu können.
2) Projektziel / Projektziele: Was soll am Ende erreicht worden sein? Was soll anders sein? Achte darauf, dass die Ziele verständlich und vor allem messbar formuliert sind und du dir über ihre Bedeutung völlig im Klaren bist. Besser einmal zu oft nachfragen, als zu wenig.
3) Nicht-Ziele: Diese dienen dazu, die Ziele noch klarer zu formulieren und sie von Themen abzugrenzen, die nicht Teil des Projektes sind. Wenn plötzlich Zusatzbudget vorhanden ist, wirst du staunen, welche Aktivitäten plötzlich alle Teil des Projektes sein wollen.
4) Start- und Endtermin: An welchem Datum beginnt das Projekt und wann wird es (voraussichtlich) enden?
5) Hauptaufgaben: Welche Aktivitäten müssen zu Projektende (mindestens) umgesetzt sein? Achte darauf, dass diese auch tatsächlich alle dem Projektziel dienlich sind!
6) Projektteam: Welche Personen aus welchen Abteilungen sollen in dem Projekt mitarbeiten? Schon in der Projektauftragsklärung lohnt sich ein kurzer Check, ob alle nötigen Experten vertreten sind.
7) Unterschrift von Projektauftraggeber und Projektleiter (namentlich genannt)
Folgende Daten KÖNNEN in einem Projektauftrag vorhanden sein:
1) Start- und Ende-Ereignis: Vor allem bei großen Projekten wird ein Ereignis festgesetzt, an dem alle Beteiligten teilnehmen, um Projektstart und –ende gebührend zu feiern und das Bewusstsein zu schärfen, dass es jetzt losgeht, bzw. dass es jetzt geschafft ist.
2) Projektbudget: Welche finanziellen Mittel stehen dir für die Projektumsetzung zur Verfügung? Falls die Kosten Teil deines Projektauftrages sind, musst du unbedingt überschlagsmäßig beurteilen, ob die Zahl realistisch ist – ansonsten ist späteres Claim Management unausweichlich!
3) Projektrahmenbedingungen und -risiken: Wenn bereits bei Projektstart bekannt sind, welche (erschwerenden) Rahmenbedingungen oder Risiken auftreten könnten oder werden, kannst du auch diese im Auftrag vermerken.
2.3 Schritt 3: Projektorganisation – Kläre die organisatorischen Rahmenbedingungen ab
Die Projektorganisation ist das Organigramm des Projektes. In dieser am besten grafischen Darstellung sind alle Personen vertreten, die direkt am Projekt mitarbeiten. Ähnlich wie auch im Unternehmensorganigramm wird auch die Hierarchie im Projekt abgebildet. Projektauftraggeber, Projektteam und Projektleiter sind die mindesten Namen, die sich in der Projektorganisation finden müssen. Wenn vorhanden werden hier auch noch Fachexperten oder Stabstellen in der Linie (zum Beispiel Unternehmenskommunikation) abgebildet.
Beteiligte des Projekts
Achtung: Personen, die das Projekt zwar beeinflussen, aber nicht aktiv mitarbeiten, oder nur vom Projekt betroffen sind, sind nicht Teil der Projektorganisation. Diese werden in der Umfeldanalyse abgebildet und bewertet.
3. Grobplanung
Ist die Auftragsklärung abgeschlossen folgt die Grobplanung als nächster Schritt im Projekt. Auf welche Art und Weise die notwendigen Projektpläne erstellt werden, hängt zum Großteil von Umfang und Komplexität des Projektes ab. Kleinere Projekte mit wenigen Beteiligten und geringer inhaltlicher Tiefe können vom Projektleiter nahezu alleine geplant werden und erfordern lediglich eine abschließende Diskussion und Freigabe im Projektteam bzw. vom Auftraggeber.
Komplexe Projekte, für die eine Menge an Fachwissen notwendig ist, können im Regelfall nicht von einer Person geplant werden. Hierfür wird das gesamte Projektteam im Idealfall für einen ganz- oder zumindest halbtägigen Planungsworkshop zusammengezogen, um alle Aktivitäten zu sammeln, die für die Erreichung des Projektziels nötig sind.
Falls ein Planungsworkshop mit allen Beteiligten aus Zeitgründen nicht möglich ist, kann die Projektplanung auch im Rundlauf erfolgen. Aus Erfahrung ist das gemeinsame Arbeiten im Workshop in jedem Fall effizienter und zielführender. Wenn irgendwie möglich solltest du also die Alternative des Planungsworkshops anstreben.
Folgende Methoden sind in der Projektplanung hilfreich und werden idealerweise gleich im Planungsworkshop erstellt:
3.1 Schritt 4: Projektstrukturplan – Zerlege dein Projekt in Arbeitspakete
Wie würdest du einen Elefanten essen? Genau – Stück für Stück! Genau dasselbe machen auch professionelle Projektleiter. Sie zerlegen ihr Projekt in kleine, leicht verdauliche Happen. Komplexitätsreduktion lautet das Zauberwort.
Der Projektstrukturplan, kurz PSP, ist das zentrale Steuerungsinstrument jedes Projektes, denn er enthält alle essenziellen Informationen, die du für das Controlling deines Projektes benötigst. Wenn dein Team und dein Auftraggeber erst einmal gelernt haben damit zu arbeiten, ist dieser Plan in Wahrheit der einzig Notwendige. Auf einen Blick offenbart der PSP anhand von Arbeitspaketen (APs) den aktuellen Stand im Projekt, wie weit der Leistungsfortschritt ist und wo es Probleme gibt oder geben könnte.
Der Projektstrukturplan enthält folgende Informationen:
– AP-Nummer
– AP-Name
– AP-Start- und Endtermin
– AP-Verantwortlichkeit
– Leistungsfortschritt des APs
– AP-Status (Grün, Gelb, Rot)
– Meilensteine
– Teilprojekte bzw. Projektphasen (Cluster, in denen APs zusammengefasst werden) und deren Verantwortlichkeiten
Im Planungsworkshop werden zuerst die notwendigen Aktivitäten gesammelt, aus denen sich anschließend die Arbeitspaket-Namen ergeben. Diese werden zur besseren Übersicht zu Teilprojekten bzw. Projektphasen zusammengefasst. Diese Cluster kannst du auf inhaltlicher oder zeitlicher Basis formen. Aus Erfahrung sind inhaltliche Cluster der APs (der so genannte objektorientierte PSP) leichter zu verstehen, als eine zeitliche Ordnung (der phasenorientierte PSP).
Zerlegen des Gesamtprojekts in kleinere Teilaufgaben
Tipp: Der Projektstrukturplan ist das allerwichtigste Planungsinstrument und wird dich über den gesamten Projektverlauf begleiten. Wenn die Zeit knapp ist, sollte zumindest dieser im Planungsworkshop fertiggestellt werden. Alle anderen Pläne können in einer nächsten Session oder zur Not auch in bilateraler Abstimmung erstellt werden.
Meistere die Gretchenfrage: Wer wird welches Arbeitspaket übernehmen?
Wie einfach oder kompliziert die Definition von Verantwortlichkeiten ist, hängt stark von der Mentalität deines Projektteams bzw. des Unternehmens ab. In manchen Firmen herrscht bei den Einzelnen der Gedanke vor, bloß nicht zu viel zu arbeiten. Da Projektarbeit immer mehr Mehrarbeit bedeutet, dürfte sich hier niemand darum reißen, die Verantwortung von Arbeitspaketen zu übernehmen. In diesem Fall kannst du deinen Projektmitarbeitern APs zuweisen (denn du bist im Projekt ihr Vorgesetzter). Falls es hier Schwierigkeiten gibt oder die Projektmitarbeiter sich beschweren, zu wenig Zeit zu haben, musst du entweder eine andere Person für diese Projektaufgabe finden, oder das Thema wird zum Projektauftraggeber eskaliert.
In anderen Firmenkulturen möchte – überspitzt gesagt – jeder für alles verantwortlich sein, damit er oder sie nicht übergangen wird und überall mitreden kann. Diese Mentalität erleichtert dir die Zuteilung von Verantwortlichkeiten. Achte nur wenn möglich darauf, die APs möglichst gleichmäßig zu verteilen und stelle sicher, dass sich niemand übersehen fühlt.
Tipp: Ein Faktor, der dir das Arbeiten im Projekt wesentlich erleichtern wird: Lass keine Doppel-Verantwortlichkeiten oder Vertretungen zu! So stellst du erstens sicher, dass du immer nur mit einer Person über den aktuellen Status sprechen musst und verhinderst zweitens, dass sich nicht der eine Verantwortliche auf den anderen verlässt.
Ein kurzes Statement zu Projektmanagement Software:
Es gibt verschiedenste Software für Projektplanung auf dem Markt, die die Erstellung eines Projektstrukturplans erleichtern sollen. Je nachdem, wie technisch versiert du bist, kannst du deinen PSP mit einer derartigen Software erstellen. Allerdings ist es oft einfacher, eine gängige Software zu verwenden, mit der auch die anderen Mitglieder im Projektteam und der Projektauftraggeber umgehen können. Microsoft Excel zum Beispiel ist eine gute und vor allem einfache Alternative.
Außerdem besteht mit einem umfangreichen Planungstool die Gefahr, dass du dich in der Projektmanagement Software verzettelst, anstatt mit deinem Team zu sprechen nur noch vor dem Bildschirm sitzt und vom Projektleiter zum Projektverwalter wirst. Nur mit Software lassen sich komplexe Projekte keinesfalls managen.
3.2 Schritt 5: Ressourcenplan – Wer kann wie viel seiner Zeit für das Projekt aufbringen?
Die Ressourcenplanung ist der kritischste Punkt in den meisten Projekten. Projekte sind im Regelfall mit Mehrarbeit verbunden, denn das Projektteam muss die Projektarbeit meist zusätzlich zu seiner täglichen Arbeit leisten. Aus diesem Grund steht Ressourcenknappheit im Projektmanagement an der Tagesordnung und kaum ein Meeting vergeht, ohne dass dieses Thema zur Sprache kommt.
Um Diskussionen dieser Art möglichst zu vermeiden, klärst du am besten noch in der Planungsphase ab, wie viele Ressourcen dein Projekt benötigen wird. Anhand der Arbeitspakete sollte dies abzuschätzen sein. Wenn nicht, lass dir von den jeweiligen Verantwortlichen eine Schätzung für ihre Arbeitspakete bereitstellen. Personentage eignen sich hier gut als Maß der Dinge.
Tipp: Wenn du den Zeitbedarf für das Projekt von den Arbeitspaket-Verantwortlichen schätzen lässt, vergiss nicht, auch deine eigene Zeit mit einzuberechnen. Je nach Größe des Projektes ist es nicht unüblich, dass sich der Projektleiter zu 100 Prozent seiner Arbeitszeit hinter seinen neuen Job klemmen muss. Sowohl dir, als auch deinem Vorgesetzten in der Linie muss das bewusst sein!
Hast du alle Arbeitspakete mit einem geschätzten Zeitbedarf versehen, siehst du bereits an der Summe der Personentage, wie realistisch der geplante Endtermin ist. Liegen hier große Differenzen vor, müssen Anpassungen vorgenommen werden. Die Verschiebung von Terminen, die Rekrutierung von zusätzlichem Personal oder die Kürzung der Projektaufgaben sind die Stellschrauben, mit denen du hier arbeiten kannst.