Dies ist der letzte Teil der dreiteilige Reihe, die Ihre Projekt zum Erfolg führen wird. Jeder Teil enthält 5 Schritte.
4.2 Schritt 11: Kritischer Pfad – Mach die Abhängigkeiten in deinem Projekt sichtbar
Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Definition von Abhängigkeiten innerhalb der Projektplanung. Instruiere deine Arbeitspaket-Verantwortlichkeiten am besten, sich gleich bei der Erstellung der Arbeitspaket-Beschreibungen auch darüber Gedanken zu machen.
Die wesentlichen Fragen bei der Definition von Abhängigkeiten sind: Welche Ergebnisse benötige ich, um mein AP überhaupt starten zu können? Und wo und von wem werden diese Ergebnisse geliefert? Im Zuge dieser Definition werden oft noch wichtige Aktivitäten aufgedeckt, die in der bisherigen Planung vergessen wurden. Umgekehrt soll auch jeder Verantwortliche wissen, wer seine „Kunden“ sind, also welche APs von den seinen abhängig sind.
Alle APs, die sich in der Kette der Abhängigkeiten befinden, liegen am so genannten kritischen Pfad. Das bedeutet, dass sich die Verschiebung der Termine in diesen Arbeitspaketen auch auf andere Arbeitspakete auswirkt. Mach dies deinem Projektteam bewusst und betone die Wichtigkeit, sofort mit dir Kontakt aufzunehmen, falls sich die Terminverschiebung eines kritischen Arbeitspaketes abzeichnet.
4.3 Schritt 12: Kapazitätenplan – Ermittle die Dauer und Kapazität der Aufgaben
In einem letzten Schritt wird auch anhand der Arbeitspaket-Beschreibungen noch einmal die Kapazität der Aktivitäten geschätzt. Jeder Verantwortliche hat eine erste Einschätzung zwar bereits im Zuge des Projektstrukturplans geliefert, doch manche Aktivitäten kamen vielleicht erst in der Detailplanung zum Vorschein. Aus diesem Grund ist eine neuerliche Schätzung von Dauer und Kosten und anschließend eine eventuelle Überarbeitung der Ressourcenplanung sinnvoll.
Tipp: Sowohl Abhängigkeiten als auch Kapazitätenplanung werden am besten ebenfalls in den Arbeitspaket-Beschreibungen dokumentiert.
4.4 Schritt 13: Kommunikationsplan – Definiere die Abstimmung in deinem Projekt
Falls in diesem Artikel noch nicht erwähnt wurde: Die Kommunikation ist der essenziellste Faktor im Projektmanagement! Deine Planung kann noch so gut sein, aber wenn in der Durchführung die Kommunikation nicht funktioniert, stehen die Chancen auf Erfolg schlecht. Aus diesem Grund ist die strukturierte Planung der Kommunikation im Projekt ebenso wichtig wie die Planung der Aktivitäten.
Tipp: Plane deine Meetings inklusive verbindlichen Terminen und Einladungen bis zu Projektende. Abgesagt oder verkürzt werden können die Meetings immer noch, falls sie nicht benötigt werden (was allerdings in den seltensten Fällen passiert).
Mindestens vier Meetings sind in jedem Projekt nötig:
1) Kick-off: Der Kick-off ist das Projektstart-Ereignis, in dem das Projektteam das erste Mal zusammen findet und von Auftraggeber und Projektleiter die Idee hinter dem Projekt, seine Ziele und sein Nutzen vorgestellt werden. Oft ist der Kick-off schon der Auftakt zum ersten Planungsworkshop, der gleich im Anschluss erfolgt. Je nach Bedeutung des Projektes für das Unternehmen sollte am Kick-off auch die Unternehmensleitung anwesend sein. Dies transportiert für das Projektteam die Wichtigkeit der anstehenden Aufgabe.
2) PL-PAG-Jour Fixe: Zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber muss eine regelmäßige Abstimmung stattfinden. Auftraggeber sind die Kunden des Projektes und daher sein wichtigster Bestandteil. Im Jour Fixe (am besten zweiwöchentlich) wird überprüft, ob das Projekt auf dem richtigen Kurs ist. Anstehende Entscheidungen können viel rascher getroffen werden, als wenn du dir immer zuerst einen Termin mit deinem Auftraggeber ausmachen musst.
Fordere dieses Meeting unbedingt bei deinem Projektauftraggeber ein! Wenn dieser dafür keine Zeit hat, stellt dies die Wichtigkeit des Projektes infrage – das kannst du ihm ruhig genau so sagen. Es wird Herausforderungen geben, die du nicht in deinem Team lösen kannst (wie zum Beispiel Ressourcenprobleme).
3) Statusmeeting: Das Statusmeeting ist das Treffen des Projektteams. In diesem Meeting kommen der Projektleiter und alle Teammitglieder zusammen, um den aktuellen Stand des Projektes zu besprechen. Anhand der APs wird von jedem Verantwortlichen berichtet, was seit dem letzten Meeting passiert ist, wo es Probleme gibt, wie diese gelöst werden können und ob der Termin halten wird. Ebenso werden allfällige Themen behandelt.
4) Projektabschluss-Meeting: Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts muss gebührend gefeiert werden. Aus dem Projektabschluss-Meeting kann also anstatt der formellen Unterschrift am Projektabschluss-Bericht zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter ruhig ein groß angelegtes Event mit Buffet und Showprogramm werden, welches die geleistete Arbeit gebührend würdigt.
All diese Meetings sind mit Datum, Uhrzeit und Ort im Kommunikationsplan festgehalten. In einer tabellarischen Übersicht enthält der Kommunikationsplan auch die Teilnehmer und die Ziele der einzelnen Meetings. Weitere mögliche Meetings, die du mit steigender Komplexität des Projektes planen solltest, sind Lenkungsausschuss (mit Unternehmensleitung), Steuerungsgruppe (mit projektfremden Fachexperten und ev. auch Kunden des Unternehmens), inhaltliche Arbeitsmeetings und Informations- und Projektmarketing-Veranstaltungen.
5. Projektsteuerung und Controlling
Nachdem die Planung abgeschlossen ist, geht es darum, das Projekt zu steuern. Eine wichtige Information, die du auch deinem Projektteam übermitteln solltest: Projektcontrolling bedeutet nicht Kontrolle, sondern Steuerung! Mit den Meetings und Berichten, die du im Zuge des Projektcontrollings aufsetzt, möchtest du deine Mitarbeiter nicht kontrollieren, ob sie ihre Arbeit machen. Vielmehr geht es darum, gemeinsam bei aufziehenden Problemen steuernd einzugreifen.
5.1 Schritt 14: Statusbericht – Behalte den Überblick über den Projektfortschritt
Als Vorbereitung für das Statusmeeting ist die Erstellung von Statusberichten sinnvoll. Hier halten die AP-Verantwortlichen zu jedem laufenden AP in kurzen Stichworten fest, was seit dem letzten Statusmeeting passiert ist, welche Aktivitäten in naher Zukunft geplant sind, welche Entscheidungen anstehen und welche Herausforderungen sich ergeben haben. Auch eine Einschätzung des Leistungsfortschritts und der Einhaltung des Endtermins soll abgegeben werden.
Die Statusberichte werden vor dem Statusmeeting an den Projektleiter übermittelt. Somit kannst du dir bereits vor dem Meeting ein erstes Bild über den aktuellen Stand machen und Hot Spots identifizieren, die im Meeting besprochen werden sollen.
5.2 Schritt 15: Statusmeeting – Behandle die heißen Themen und übernimm die Steuerung
In den Statusmeetings geschieht der Großteil des Projektcontrollings. Anhand des Projektstrukturplans und der Statusberichte wird der Fortschritt des Projektes erhoben und bestehende offene Punkte geklärt. Themen, die nicht ad hoc im Statusmeeting gelöst werden können, werden ins Auftraggeber-Jour Fixe oder zum Lenkungsausschuss eskaliert. Auch die Risiken sollten zumindest bei jedem zweiten Statusmeeting Thema sein. Generell muss in den Statusmeetings eine Stimmung herrschen, in der Probleme offen auf den Tisch gelegt werden können. Denn mit transparenter Kommunikation und Teamgeist kann jedes Projekt zum Erfolg geführt werden.
Wieso eine erfolgreiche Projektplanung so wichtig ist ?