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Hast du dich schon mal gefragt, weshalb so viele Projekte ein einziges Chaos sind? Ich bin sicher: Erlebt hast du das sicher selbst schon einmal. Es gibt unendliche Diskussionen, was eigentlich die Ziele sind. Die Ressourcen stehen nicht ausreichend  zur Verfügung. Und sowieso sind alle unzufrieden. Und das Spannende daran ist: Du als Projektleiter sollst das in den Griff bekommen. Du fragst dich wie? Es geht, ganz sicher. Und zwar indem du als Projektleiter den richtigen Grundstein für ein erfolgreiches Projekt legst.Anzeige

In diesem Artikel möchte ich dir heute zeigen, dass die Erstellung des Projektauftrags Dokuments kein Hexenwerk ist.

Dafür fangen wir mit ein paar Grundlagen an und machen uns gemeinsam Gedanken, wofür das Dokument überhaupt erforderlich ist und weshalb es so wichtig für dich als Projektleiter ist.

Im nächsten Schritt schauen wir uns die Bestandteile eines vollständigen Projektauftrags an und besprechen dann, wie du am besten bei der Erstellung vorgehst.

Was ist der Projektauftrag?

Zuerst müssen wir klären, was der Projektauftrag überhaupt ist. Das ist einfach:

Der Projektauftrag regelt die Grundlagen der Projektdurchführung. Je klarer er formuliert ist, desto weniger Reibungsverluste wird es geben.

Darüber hinaus gilt auch Folgendes für das wichtige Dokument:

Gleichzeitig bildet der Projektauftrag auch das Bindeglied zwischen der Initiierungs- und Planungsphase. Das heißt, dass das Dokument das Ende der Initiierungs- und den Beginn der Planungsphase markiert.

Warum der Projektauftrag für dich als Projektleiter so wichtig ist

Der Projektauftrag ist für dich als Projektleiter eines der wichtigsten Dokumente überhaupt.

Er bildet deine Basis und ist so wichtig, dass ich es auf den Punkt bringen will: Mache den Projektauftrag zu deinem Dokument.

Er bildet deinen Dreh- und Angelpunkt vor und während des Projekts.

Folgende Punkte machen den Projektauftrag zu deinem Dokument:

Was du bei der Erstellung des Projektauftrags beachten musst

Bevor wir zu den einzelnen Bestandteilen des Dokuments kommen, möchte ich noch ein paar grundsätzliche Dinge besprechen. Das kannst du als Regelwerk für dich sehen:

Sei dir deiner Verantwortung bei der Erstellung des Projektauftrags bewusst. Der Inhalt hat weitreichende Auswirkungen für:

Welche Informationen ein vollständiger Projektauftrag enthalten muss

Ein vollständiger Projektauftrag kann auf den ersten Blick erschlagend wirken. In Wirklichkeit ist es aber halb so wild. Damit er übersichtlicher wird, nummerierst du ihn einfach durch und bildest diese 9 Teilbereiche:

  1. Grundlegende Informationen zum Projekt
  2. Projektkontext
  3. Projektbegründung
  4. Projektziele und Inhalt
  5. Projektorganisation
  6. Termine
  7. Budget und Ressourcen
  8. Relevante Anlagen und Dokumente
  9. Projektentscheidung

An dieser Stelle möchte ich dich gerne auch nochmal an die 7 W-Fragen im Projektmanagement erinnern. Du kannst sie bei der Erarbeitung des Auftrags wunderbar nutzen. Ich habe die jeweiligen Fragen zu den einzelnen Punkten dazugeschrieben.

1. Grundlegende Informationen zum Projekt

Die grundlegenden Informationen bilden den Auftragskopf. Darin sind folgende Informationen enthalten:

2. Projektkontext

Im Projektkontext betrachtest du die 1. der 7 W-Fragen:

Dafür schaust du dir folgende Punkte an:

3. Projektbegründung

Bei der Projektbegründung siehst du dir die 2. der 7 W-Fragen an:

Diese Punkte sind dabei zu beachten:

Gerade die Projektbegründung ist ein immens wichtiger und oft unterschätzter Punkt. Es ist in der Praxis gar nicht so unüblich, dass kein Mensch weiß, weshalb das Projekt eigentlich gestartet wurde.

4. Projektziele und Inhalt

Diesen Punkt kannst du mit 2 der 7 W-Fragen beantworten, nämlich mit der

Bei der Projektbegründung ging es noch um die globale Sicht. Jetzt wird es konkret. Du musst jetzt detailliert 4 Punkte betrachten:

5. Projektorganisation

Jetzt schaust du dir die 4. W-Frage an:

Bei diesem Punkt erstellst du eine Liste von Personen, die dem Projekt zugeordnet sind. Berücksichtige dabei auch, woher aus der Organisation die Personen kommen, welche Funktion sie haben und wie viel Prozent sie dem Projekt zugeordnet sind.

6. Termine

Bei diesem Punkt zieht die 6. W-Frage:

Das betrachtest du:

7. Budget und Ressourcen

Jetzt zieht die 7. W-Frage:

Das musst du dir ansehen:

8. Relevante Anlagen

9. Projektentscheidung

Wie du bei der Erstellung des Projektauftrags am besten vorgehst

So, da du nun weißt, was in einem vollständigen Projektauftrag enthalten sein musst, bleibt noch die Frage offen, wie du bei der Erstellung am besten vorgehst.

Mache es systematisch, Schritt für Schritt und in Iterationen:

  1. Erstelle dir einen Rohling (oder nimm die Vorlage), in dem du erst mal tabellarisch alle notwendigen Informationen auflistet. Lasse erst mal nichts aus. Streichen oder Punkte entfernen kannst du später immer noch.
  2. Lasse dir vom Auftraggeber alle bisher vorhandenen Dokumente geben. Durchforste sie gründlich. Übertrage alle Informationen, die du daraus für den Auftrag herauslesen kannst kurz und knackig in den Projektauftrag. Dokumente können z. B. Lastenhefte, Auftragsbeschreibungen, usw. sein.
  3. Interviewe, nein: Quetsche deinen Auftraggeber aus. Nimm alle Informationen auf und ergänze den Projektauftrag damit.
  4. Quetsche auch alle weiteren schon bekannten Personen und Stakeholder aus, z. B. deine zukünftigen Teammitglieder, spätere Nutzer, angrenzende Projekte, usw. Nimm auch diese Informationen und reichere den Projektauftrag damit an.
  5. Frage dich selbst: Ist mir klar, was ich liefern muss, damit der Auftrag erfüllt ist? Habe ich alle dafür notwendigen Ressourcen und Mittel?
  6. Wenn du bei Punkt 5 noch Zweifel hast, starte eine neue Iteration und lege nochmal ab Punkt 2 los.
  7. Wenn du dir selbst sicher bist, dass nun alle Fragen für dich beantwortet sind und du alle notwendigen Ressourcen und Mittel hast: Gehe in die finale Abstimmung mit dem Auftraggeber. Räume letzte offene Punkte aus und bringe sie zur Entscheidung.
  8. Unterschrift. Dein Auftraggeber und du unterschreiben das Dokument. Das heißt: Du nimmst das Projekt zu den Bedingungen an und garantierst für dessen Erfolg. Dein Auftraggeber hat nun ebenfalls eine Pflicht: Er muss dir alle im Dokument beschriebenen Ressourcen und Mittel zur Verfügung stellen.

Typische Fallstricke beim Projektauftrag

Die typischen Fallstricke, die ich in meiner täglichen Arbeit immer wieder erlebe, möchte ich dir noch mit auf den Weg geben:

Fazit

Ich bin sicher, wenn du die Punkte beachtest, bist du jetzt in der Lage den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen.

Dieser Artikel hat dir gezeigt, was ein Projektauftrag ist, weshalb er für dich so wichtig ist und wie man ihn am besten erstellt. Gehe dabei Schritt für Schritt vor und mache ihn zu deinem Dokument. Mache nicht den Fehler und tappe in die typischen Fallstricke, allen voran, dass du zu wenig Zeit für die Erstellung einplanst.

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