Wobei Dir der Projektauftrag hilft

Hol Dir hier direkt die Vorlage:

Hast du dich schon mal gefragt, weshalb so viele Projekte ein einziges Chaos sind? Ich bin sicher: Erlebt hast du das sicher selbst schon einmal. Es gibt unendliche Diskussionen, was eigentlich die Ziele sind. Die Ressourcen stehen nicht ausreichend  zur Verfügung. Und sowieso sind alle unzufrieden. Und das Spannende daran ist: Du als Projektleiter sollst das in den Griff bekommen. Du fragst dich wie? Es geht, ganz sicher. Und zwar indem du als Projektleiter den richtigen Grundstein für ein erfolgreiches Projekt legst.Anzeige

In diesem Artikel möchte ich dir heute zeigen, dass die Erstellung des Projektauftrags Dokuments kein Hexenwerk ist.

Dafür fangen wir mit ein paar Grundlagen an und machen uns gemeinsam Gedanken, wofür das Dokument überhaupt erforderlich ist und weshalb es so wichtig für dich als Projektleiter ist.

Im nächsten Schritt schauen wir uns die Bestandteile eines vollständigen Projektauftrags an und besprechen dann, wie du am besten bei der Erstellung vorgehst.

Was ist der Projektauftrag?

Zuerst müssen wir klären, was der Projektauftrag überhaupt ist. Das ist einfach:

Der Projektauftrag regelt die Grundlagen der Projektdurchführung. Je klarer er formuliert ist, desto weniger Reibungsverluste wird es geben.

Darüber hinaus gilt auch Folgendes für das wichtige Dokument:

• Es bildet für das Top-Management im Unternehmen die Grundlage für den geplanten und zielgerichteten Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen.
• Gleichzeitig verhindert es so das Entstehen von U-Boot-Projekten, also Projekten, die unautorisiert auf die knappen Ressourcen zugreifen und so die Leistungsfähigkeit des ganzen Unternehmens beeinträchtigen.

Gleichzeitig bildet der Projektauftrag auch das Bindeglied zwischen der Initiierungs- und Planungsphase. Das heißt, dass das Dokument das Ende der Initiierungs- und den Beginn der Planungsphase markiert.

Warum der Projektauftrag für dich als Projektleiter so wichtig ist

Der Projektauftrag ist für dich als Projektleiter eines der wichtigsten Dokumente überhaupt.

Er bildet deine Basis und ist so wichtig, dass ich es auf den Punkt bringen will: Mache den Projektauftrag zu deinem Dokument.

Er bildet deinen Dreh- und Angelpunkt vor und während des Projekts.

Folgende Punkte machen den Projektauftrag zu deinem Dokument:

• Er enthält die Bedingungen, zu denen du das Projekt zur Umsetzung angenommen hast. Du hast dich darauf festgelegt, dass du zu diesen Bedingungen liefern wirst.
• Er beschreibt deine Befugnisse, die du brauchst, damit du das Ergebnis abliefern kannst. Dabei geht es um deinen Zugriff auf Budget, Personal und Ressourcen.
• Kommen während des Projekts neue Anforderungen auf dich zu, ändert sich also dein Auftrag, hast du einen Bezugspunkt, an dem die Ausgangslage klarstellen kannst. Von diesem Bezugspunkt aus beurteilst du die Änderungen, macht sie deutlich und lässt sie genehmigen.
• Wenn du dein Projekt präsentierst, hast du einen roten Faden, an dem du dich orientieren kannst. Dieser erleichtert dir und anderen ein Bild vom Projekt zu bekommen. Das ist ein guter Ausgangspunkt für das Projektmarketing.

Was du bei der Erstellung des Projektauftrags beachten musst

Bevor wir zu den einzelnen Bestandteilen des Dokuments kommen, möchte ich noch ein paar grundsätzliche Dinge besprechen. Das kannst du als Regelwerk für dich sehen:

• Der vollständige Projektauftrag ist Holpflicht des Projektleiters. Wir hatten ja oben schon gesagt: Er ist dein Dokument.
• Plane genug Zeit für die Erstellung ein. Das klingt lapidar, wird aber oft vernachlässigt. Ca. 3% des Gesamtaufwands sind zu empfehlen.
• Der Inhalt ist nicht in Stein gemeißelt. Änderungen sind möglich und im Projekt völlig normal.
• Die Qualität ist maßgeblich von deiner Hartnäckigkeit gegenüber dem Auftraggeber abhängig. Traue dich Dinge zu hinterfragen.

Sei dir deiner Verantwortung bei der Erstellung des Projektauftrags bewusst. Der Inhalt hat weitreichende Auswirkungen für:

• Den Auftraggeber: Er beurteilt, gemeinsam mit dir, ob die gemachten Festlegungen im Dokument am Projektende auch erreicht wurden.
• Dein Projektteam: Du schaffst mit den Inhalten im Dokument den notwendigen Rahmen, damit dein Team zielgerichtet arbeiten kann.
• Die späteren Anwender, die später mit dem Projektergebnis leben müssen.

Welche Informationen ein vollständiger Projektauftrag enthalten muss

Ein vollständiger Projektauftrag kann auf den ersten Blick erschlagend wirken. In Wirklichkeit ist es aber halb so wild. Damit er übersichtlicher wird, nummerierst du ihn einfach durch und bildest diese 9 Teilbereiche:

1. Grundlegende Informationen zum Projekt
2. Projektkontext
3. Projektbegründung
4. Projektziele und Inhalt
5. Projektorganisation
6. Termine
7. Budget und Ressourcen
8. Relevante Anlagen und Dokumente
9. Projektentscheidung

An dieser Stelle möchte ich dich gerne auch nochmal an die 7 W-Fragen im Projektmanagement erinnern. Du kannst sie bei der Erarbeitung des Auftrags wunderbar nutzen. Ich habe die jeweiligen Fragen zu den einzelnen Punkten dazugeschrieben.

1. Grundlegende Informationen zum Projekt

Die grundlegenden Informationen bilden den Auftragskopf. Darin sind folgende Informationen enthalten:

• Projekttitel: Ein kurzer und prägnanter Projekttitel. Der Titel darf ruhig kreativ gewählt sein. Stelle dir einfach vor: Er soll Lust machen mehr über das Projekt zu erfahren.
• Projektnummer: Das ist die ID des Projekts. Das macht vor allem Sinn, wenn das Projekt mit mehreren in einem Gesamtportfolio ist.
• Projektleiter: Der Name des Projektleiter, ggf. noch die Namen der Teilprojektleiter.
• Auftraggeber: Der Name des Auftraggebers. Das kann eine Einzelperson oder eine Personengruppe sein.
• Projektart: z.B. IT-Projekt, Organisationsprojekt, Kundenprojekt
• Projektklassifizierung: Das dient zur Einordnung des Projekts. Jedes Unternehmen klassifiziert ein wenig anders. Häufige Kriterien sind: Komplexität, Innovationsgrad, Umfang, Budget, Dauer, wirtschaftliches Potenzial, usw.

2. Projektkontext

Im Projektkontext betrachtest du die 1. der 7 W-Fragen:

• Wo stehen wir?

Dafür schaust du dir folgende Punkte an:

• Ausgangssituation: Wie ist die derzeitige Situation? Nimm alle Informationen, die du kriegen kannst und trage sie zusammen. Sehe das als Beschreibung des Problems bzw. der Chance an, die überhaupt erst ein Projekt notwendig macht.
• Projektumfeld: Welche Randbedingungen herrschen um die Ausgangssituation? Hier geht es z. B. um relevante Rahmenbedingungen, Restriktionen und sonstige Einflussgrößen.
• Projektrisiken: Führe alle bekannten Risiken auf. Lieber eines zu viel als zu wenig. Sofern schon bekannt, kannst du gleich Gegenmaßnahmen mit notieren.

3. Projektbegründung

Bei der Projektbegründung siehst du dir die 2. der 7 W-Fragen an:

• Warum machen wir das Projekt?

Diese Punkte sind dabei zu beachten:

• Projektgesamtziel: Beschreibung der übergeordneten Ziele. Hier gehst du noch nicht ins Detail, sondern beschreibst nur die Top-Ziele. Wo wollen wir am Ende des Projekts stehen?
• Projektnutzen: Hier musst du klar formulieren, welchen Nutzen das Projekt bringen soll. Wirtschaftlich oder auch jeglichen sonstigen positiven Effekt.

Gerade die Projektbegründung ist ein immens wichtiger und oft unterschätzter Punkt. Es ist in der Praxis gar nicht so unüblich, dass kein Mensch weiß, weshalb das Projekt eigentlich gestartet wurde.

4. Projektziele und Inhalt

Diesen Punkt kannst du mit 2 der 7 W-Fragen beantworten, nämlich mit der

• 3. Frage : Was soll erreicht werden?
• 5. Frage: Wie können wir die Ziele erreichen?

Bei der Projektbegründung ging es noch um die globale Sicht. Jetzt wird es konkret. Du musst jetzt detailliert 4 Punkte betrachten:

• Ziele: Jetzt beschreibst du die Ziele im Detail, indem du das Projektgesamtziel aus der Projektbegründung in Teilziele zerlegst und diese konkretisierst.
• Messbare Ergebnisse: Jedes Teilziel musst du mit einem messbaren Ergebnis versehen. Sonst hast du später keinen Anhaltspunkt, an dem du und der Auftraggeber fest machen können, ob das Ziel erreicht wurde.
• Nicht-Ziele: Neben den Zielen ist es sehr wichtig, dass du auch die Nicht-Ziele betrachtest und festhältst. So sorgst du für eine klare Abgrenzung, was das Projekt nicht liefern soll. So beugst du Diskussionen und Missverständnissen vor.
• Projektbeschreibung: In der Beschreibung kannst du die Hauptaktivitäten beschreiben, die notwendig sind, um die Ziele zu erreichen. Ganz grob, ins Detail geht es erst bei der Planung.

5. Projektorganisation

Jetzt schaust du dir die 4. W-Frage an:

• Wer ist beteiligt?

Bei diesem Punkt erstellst du eine Liste von Personen, die dem Projekt zugeordnet sind. Berücksichtige dabei auch, woher aus der Organisation die Personen kommen, welche Funktion sie haben und wie viel Prozent sie dem Projekt zugeordnet sind.

• Kernteam: Zum Kernteam gehören alle eng mit dem Projekt verbundenen Mitarbeiter. In der Regel sind diese zu 100% dem Projekt zugeordnet.
• Erweitertes Projektteam: Dies sind Personen, die deinem Projekt zuarbeiten, aber in der Regel zu weniger als 100% dem Projekt zugeordnet sind. Oft nehmen diese Personen neben dem Projekt noch Linienaufgaben wahr.
• Weitere Beteiligte: Neben dem Projektteam sind auch meist noch Lieferanten und sonstige Partner am Projekt beteiligt.
• Schnittstellen zu anderen Projekten: Außer den Personen dokumentierst du auch noch die Schnittstellen, die es zu anderen Projekten gibt. Das ist  z. B. der Fall, wenn ein anderes Projekt dir Ergebnisse zuliefern muss, damit du das Gesamtziel erreichen kannst.

6. Termine

Bei diesem Punkt zieht die 6. W-Frage:

• Wann sollen die Ziele erreicht sein?

Das betrachtest du:

• Projektstart: Dokumentiere den Starttermin.Das ist relativ einfach.
• Projektende: Der Endetermin ist schwieriger zu ermitteln. Es ist zwar möglich, ein festes Endedatum einzutragen, du solltest den Termin aber durch Berechnung ermitteln.
• Zwischentermine (Meilensteine): Schreibe alle Termine auf, die als Messpunkte im Projekt für die Fortschrittsüberwachung gesetzt werden sollen.

7. Budget und Ressourcen

Jetzt zieht die 7. W-Frage:

• Wie viel wird uns das kosten?

Das musst du dir ansehen:

• Personalaufwand: Den Personalaufwand drückst du am besten in Personentagen aus. Bei sehr großen Projekten eignen sich auch Personenmonate oder Personenjahre.
• Budget: Beim Budget erstellst du einen Überblick über die notwendigen Finanzen.
• Sonstige Ressourcen: Bei den sonstigen Ressourcen erfasst du beispielsweise Sachmittel oder Materialien.

8. Relevante Anlagen

• Relevante Anlagen: Liste hier alle Dokument auf, die du für die Erstellung des Projektauftrags herangezogen hast. Das könnte beispielsweise ein Lastenheft oder eine Auftragsbeschreibung sein.

9. Projektentscheidung

• Freigabe: Wird das Projekt zur  Umsetzung freigegeben? Ja oder nein?
• Datum: Halte das Datum der Freigabe oder Nicht-Freigabe fest.
• Unterschrift: Es kommen dem Auftraggeber und deine Unterschrift darunter. Zwischen euch gilt die Vereinbarung.

Wie du bei der Erstellung des Projektauftrags am besten vorgehst

So, da du nun weißt, was in einem vollständigen Projektauftrag enthalten sein musst, bleibt noch die Frage offen, wie du bei der Erstellung am besten vorgehst.

Mache es systematisch, Schritt für Schritt und in Iterationen:

1. Erstelle dir einen Rohling (oder nimm die Vorlage), in dem du erst mal tabellarisch alle notwendigen Informationen auflistet. Lasse erst mal nichts aus. Streichen oder Punkte entfernen kannst du später immer noch.
2. Lasse dir vom Auftraggeber alle bisher vorhandenen Dokumente geben. Durchforste sie gründlich. Übertrage alle Informationen, die du daraus für den Auftrag herauslesen kannst kurz und knackig in den Projektauftrag. Dokumente können z. B. Lastenhefte, Auftragsbeschreibungen, usw. sein.
3. Interviewe, nein: Quetsche deinen Auftraggeber aus. Nimm alle Informationen auf und ergänze den Projektauftrag damit.
4. Quetsche auch alle weiteren schon bekannten Personen und Stakeholder aus, z. B. deine zukünftigen Teammitglieder, spätere Nutzer, angrenzende Projekte, usw. Nimm auch diese Informationen und reichere den Projektauftrag damit an.
5. Frage dich selbst: Ist mir klar, was ich liefern muss, damit der Auftrag erfüllt ist? Habe ich alle dafür notwendigen Ressourcen und Mittel?
6. Wenn du bei Punkt 5 noch Zweifel hast, starte eine neue Iteration und lege nochmal ab Punkt 2 los.
7. Wenn du dir selbst sicher bist, dass nun alle Fragen für dich beantwortet sind und du alle notwendigen Ressourcen und Mittel hast: Gehe in die finale Abstimmung mit dem Auftraggeber. Räume letzte offene Punkte aus und bringe sie zur Entscheidung.
8. Unterschrift. Dein Auftraggeber und du unterschreiben das Dokument. Das heißt: Du nimmst das Projekt zu den Bedingungen an und garantierst für dessen Erfolg. Dein Auftraggeber hat nun ebenfalls eine Pflicht: Er muss dir alle im Dokument beschriebenen Ressourcen und Mittel zur Verfügung stellen.

Typische Fallstricke beim Projektauftrag

Die typischen Fallstricke, die ich in meiner täglichen Arbeit immer wieder erlebe, möchte ich dir noch mit auf den Weg geben:

• Das Thema wird zu lapidar gesehen. Vom Auftraggeber, aber auch vom Projektleiter. Eigentlich ist doch alles klar. Wozu also aufschreiben? Glaube mir, dem ist nicht so. Was nicht niedergeschrieben ist, ist im Streitfall niemals gesagt worden und existiert nicht.
• Es wird zu wenig Zeit für die Erstellung und Abstimmung eingeplant. Ich rate dir: Sieh das nicht als Bürokratie, sondern als absolut notwendig an. Erinnere dich: Mache den Projektauftrag zu deinem Dokument. Wenn du die Zeit nicht investierst, hast du sie zwar Anfang gespart, du wirst sie am Ende aber dreifach drauflegen. 3% des Gesamtaufwands haben sich in der Praxis als tauglich erwiesen.
• Was geschrieben ist, das bleibt. Nein, tut es nicht. Ich habe noch kein Projekt erlebt, bei dem es keine Änderungen gibt. Halte also nicht an Sinnlosem fest und stehe Erweiterungen offen gegenüber. Sehe den Projektauftrag als Basis für dein Change Management. Daran kannst du die Änderungen zum ursprünglichen Auftrag deutlich machen und so die Konsequenzen darstellen.
• Nicht hartnäckig genug. Denke daran, du bist es deinem Team und den späteren Nutzern des Ergebnisses schuldig. Lasse dich nicht vom Auftraggeber abwimmeln. Mache ihm klar, dass es auch in seinem Interesse liegt und der Auftrag die Basis für die Zielerreichung ist.

Fazit

Ich bin sicher, wenn du die Punkte beachtest, bist du jetzt in der Lage den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen.

Dieser Artikel hat dir gezeigt, was ein Projektauftrag ist, weshalb er für dich so wichtig ist und wie man ihn am besten erstellt. Gehe dabei Schritt für Schritt vor und mache ihn zu deinem Dokument. Mache nicht den Fehler und tappe in die typischen Fallstricke, allen voran, dass du zu wenig Zeit für die Erstellung einplanst.