Unter notdürftig formulierten Zielen und fehlenden Leistungsanforderungen leiden viele Projekte. Mehr noch: An diesem Problem können Projekte sogar gänzlich scheitern. Zwischen Auftraggebern und Projektmanagern herrscht fatales Schweigen. Der Projektmanager wartet auf genauere Auskünfte. Der Auftraggeber wartet, dass der Projektmanager endlich die Arbeiten startet. Am Ende kommt das Vorhaben in Zeitnot oder entwickelt sich in die falsche Richtung. Kostspielige Änderungen und weitere Terminverzögerungen lassen sich kaum noch vermeiden.
Schritt eins: Den „Erstentwurf“ schreiben
Profis schreiben als Erstes das auf, was sie bei der Beauftragung vom Projekt in Erfahrung gebracht haben. Was will der Auftraggeber von dem Projektmanager? Was weiß der Projektmanager bislang von dem Projekt? Projektmanager verstehen Ziele als „angestrebten Zustand“ nach dem Projekt. Das Projekt verändert oder ermöglicht etwas für bestimmte Gruppen. In der Zieldefinition versuchen Projektmanager genau diese beabsichtigte Veränderung scharf zu erfassen. Dabei konzentrieren sich Projektmanager auf drei Aspekte – auf die sachlichen Gesichtspunkte, auf Terminfragen und auf soziale Fragen. Beispiele für Sachfragen: Welche technischen Ziele sollen mit welchem Budget erreicht werden? In welchem Zusammenhang steht das Vorhaben zu anderen Projekten, zu anderen Aufgaben und zur Unternehmensstrategie? Dann die Termine: Welchen Rahmenterminen unterliegt das Projekt (beispielsweise Dauer und Zwischentermine)? Welche Aufgaben gehen als „Vorarbeiten” dem Projekt voran, welche folgen in der „Nachprojektphase“? Abschließend soziale Aspekte: Welche Personen gehören zum Kreis des Auftraggebers und zur direkten Umgebung des Projekts (etwa Lieferanten oder interne Interessengruppen)? Wer wird im Projektteam mitarbeiten, wie wird das Team organisiert?
Schritt zwei: Den Erstentwurf abgleichen
Diesen Erstentwurf gleicht der Projektmanager Punkt für Punkt mit seinem Auftraggeber ab. Der Projektmanager legt sein „Bild“ von seinem Projekt dar. Er erklärt dem Auftraggeber, wie er ihn verstanden hat. Dabei kommt es zwangsläufig zu Diskussionen, darauf sollte sich der Projektmanager mutig einlassen. Am Ende dieses intensiven Gesprächs steht ein vorläufiger Projektauftrag. Dieser vorläufige Projektauftrag ist noch mit vielen Unsicherheiten behaftet. Der Projektmanager muss flexibel bleiben – und sollte nicht zu früh anfangen, das Projekt zu planen.
Schritt drei: Stakeholder einbeziehen
Kein Projekt ist eine Insel. Es berührt die Interessen anderer Gruppen, etwa bestimmter Kollegen im eigenen Unternehmen, Kunden oder auch Lieferanten. Mit den wichtigsten Interessengruppen (sogenannten „Stakeholdern“) setzen sich Projektmanager früh in Verbindung. Sie stellen ihnen das vorläufige „Bild“ des Projekts vor. Hilfreich sind sogenannte “Kickoff-Workshops“, eine Art runder Tisch, an dem die Interessengruppen Wünsche, Erwartungen und Einwände vorbringen können. Auf diesen Workshops muss der Projektmanager auch Zielkonflikte lösen – oder zumindest beschreiben, wie er mit Konflikten umgehen wird, wenn sich die Erwartungen nicht alle unter einen Hut bringen lassen. Von heftigen Reaktionen darf sich der Projektmanager nicht einschüchtern lassen. Er muss seine Agenda „durchziehen“. Hilfreich sind Moderatoren, die diese Workshops neutral leiten und den Projektmanager aus der Schusslinie nehmen.
Schritt vier: Den Projektauftrag vertiefen
Durch die Diskussion mit den Stakeholdern gewinnt das Bild des Projekts an Kontur. Auf dieser Basis präzisiert der Projektmanager nun seine Ziele. Dabei sollte er auch beschreiben, was sein Projekt nicht erreichen soll – und das Vorhaben von sogenannten „Nicht-Zielen“ abgrenzen. Damit verhindert er, dass Auftraggeber oder Stakeholder später zusätzliche Erwartungen „durch die Hintertür“ ins Projekt einschmuggeln. Manche Projektmanager lassen bei diesem Schritt das eine oder andere Ziel noch unscharf und starten die Detailplanung des Projekts. Durch diese Planung ergeben sich neue Erkenntnisse. Sie helfen die Ziele nachzuschärfen.
Schritt fünf: Die Ziele überprüfen
Profis überprüfen ihre Ziele nach dem „SMART“-Prinzip. Ziele müssen spezifisch, also eindeutig sein. Sie müssen messbar sein, von allen Beteiligten akzeptiert, realistisch und mit Terminen versehen. Bestehen die Ziele diesen SMART-Check, so sind sie messerscharf formuliert. Aber: Manche Projektmanager brechen gelegentlich mit dieser Regel – aus strategischen Gründen. Manche Ziele lassen sie bewusst vage oder schwer messbar, um dadurch Spielraum zu gewinnen.
Schritt sechs: Die Ziele festlegen
Im letzten Schritt bringt der Projektmanager für seinen Auftraggeber die Ziele zu Papier. Profis brauchen dafür nicht mehr als ein oder zwei Seiten, so bleiben diese Unterlagen überschaubar. Überdies leiten Projektmanager aus den Zielen die erforderlichen Aufgaben ab. Auf welchem Weg wird das Projekt die Ziele erreichen? Bei großen Projekten entstehen umfangreiche „Projekt-Handbücher“, die die Marschroute genau beschreiben.