Warum der Projektauftrag so wichtig ist

Ein klarer Projektauftrag ist für den Projektleiter die Basis der Projektarbeit. Sie soll ihm nutzen, um bei

Für Auftraggeber und Lenkungsausschuss bietet ein abgestimmter Auftrag die Gewähr, dass Projektleiter und Team ziel- und aufgabenorientiert arbeiten. In der Praxis hat es sich bewährt, dass der Projektauftrag als „lebendes“ Dokument behandelt wird. Nur ein Projektauftrag mit dem aktiv gearbeitet wird, mit dem das Projektteam in  den Austausch geht und über den „man spricht“ ist ein Projektauftrag, der zur Zielerreichung beitragen kann.

Wie wird ein Projektauftrag erstellt?

Für die Erstellung von Projektaufträgen gelten folgende „goldene Regeln“:

Welche Inhalte muss ein Projektauftrag haben?  

Der Projektauftrag ist in der Regel ein mehrseitiges Dokument, in dem die Auftragsinhalte im Einzelnen detailliert erläutert werden. Das Schaubild gibt eine erste Übersicht über die geforderten neun Mindestinhalte:

Im Folgenden werden die Inhalte detaillierter erläutert:

In der Praxis fällt es dem Projektleiter oft schwer, den Projektauftrag sauber zu formulieren. Er plant sich häufig zu wenig Zeit dafür ein oder ihm auch die Dimension der einzelnen Punkte unklar. Häufig fehlt es an der Möglichkeit sich mit dem Auftraggeber ausreichend abzustimmen, so dass sich der Projektleiter vor Fehleinschätzungen fürchtet oder er wesentliche Festlegungen vergisst.

Der Projektleiter sollte  bis zu 3% des Gesamtaufwandes für die Auftragsklärung und –formulierung einplanen.

Je nach Reifegrade des Unternehmens beim Thema Projektmanagement stehen standardisierte Formblätter für Projektanträge bereit. Vielleicht unterstützt auch ein Projekt Management Office beim Ausfüllen des Projektauftrages. Allerdings ist die Qualität des Projektauftrags durch die Einhaltung von formalen Regeln natürlich noch nicht gewährleistet. Es kommt auf die korrekten Inhalte an und die sind häufig erst in einem langwierigen und bisweilen schwierigen Verhandlungsprozess zwischen Auftraggeber und designierten Projektleiter zu erarbeiten. Dieser braucht dazu nicht nur profunde Projektmanagement-Kenntnisse. Mut zum Hinterfragen und Standfestigkeit sind mindestens genauso wichtig.

Der Abstimmungsprozess beschränkt sich jedoch nicht nur auf diese Startphase. Häufig ergibt sich während der gesamten Projektlaufzeit immer wieder erneuter Abstimmungsbedarf. Für Korrekturen und Verbesserungen darf es über die gesamte Projektlaufzeit nie zu spät sein. Sie eröffnet die Chance auf erfolgreiche Projektverläufe.

Fazit

Der Aufwand für die Erstellung von Projektaufträgen und Abstimmungen über die gesamte Projektlaufzeit ist eine lohnenswerte Investition in Ihr Projekt!

Risiken gehören als wesentliches Projektmerkmal zu einem Projekt. Diese Risiken kommen oft aus externen Quellen, wie Schwierigkeiten mit Lieferanten oder  bei Abhängigkeiten von Dritten. Es bleibt jedoch auch festzustellen, dass eines der größten internen Risiken ein unvollständig erstellter Projektauftrag ist. Klarheit bei allen Beteiligten über Ziele und Aufgaben ist der größte Gewinn, den Sie im Projekt erzielen können!

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