Mit der Planung legst Du die Basis für die gesamte Abwicklung des Projektes fest – daher ist diese Phase ein Herzstück des Projektmanagements und bedarf somit besonderer Aufmerksamkeit. Dabei musst Du Ihren Planungsaufwand unbedingt dem Projekt anpassen. Denn: Ein komplexes Projekt mit hohem Neuigkeitsgrad wird mehr Planungsaufwand erfordern als zum Beispiel ein einfaches Projekt, zumal wenn Du darüber aus ähnlichen Vorgängerprojekten schon Erfahrungen gesammelt habst.
Die 5 Schritte der Projektplanung
Eine professionelle Projektplanung ist eine der grundlegenden Voraussetzungen für das Projektmanagement sowie der letztliche Erfolg des jeweiligen Projektes. Befolge diese 5 Schritte der Projektplanung und schaffst so die gewinnbringende Basis des gesamtes Projektes:
1. Schritt der Projektplanung: Der Projektstrukturplan (PSP)
Ziel des Projektstrukturplans:
- die Gesamtaufgabe zu strukturieren
- die Aktivitäten zu ermitteln, deren Durchführung zum gewünschten Projektergebnis führt
Selbstverständlich sollen keine Aktivitäten vergessen werden! (Das ist leichter gesagt als in der Praxis getan.)
- Alle ermittelten Aktivitäten werden zu einzelnen Arbeitspaketen (AP) zusammengefasst.
Der PSP zeigt sowohl die Struktur des Projektes als auch die einzelnen Arbeitspakete (AP).
2. Schritt der Projektplanung: Der Projektablaufplan
Im PSP wurde noch nicht ermittelt, in welcher Reihenfolge die einzelnen Vorgänge durchzuführen sind. Das geschieht nun in der Ablaufplanung.
Dafür sind die logisch-zeitlichen Abhängigkeiten der Vorgänge zu berücksichtigen:
- Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, damit ein weiterer Vorgang begonnen werden kann?
- Ist ein Vorgang seinerseits Voraussetzung für andere Vorgänge?
- Welche Vorgänge können nur zeitlich nacheinander, welche parallel durchgeführt werden?
3. Schritt der Projektplanung: Der richtige Terminplan
Für die Terminplanung gibt es 3 unterschiedliche Methoden:
- die Vorgangsliste
- das Balkendiagramm
- die Netzplantechnik
Methode 1: Vorgangsliste
- Die Vorgangsliste erfordert den geringsten Aufwand.
- Sie eignet sich für einfache, überschaubare Projekte.
Methode 2: Balkendiagramm
- Für Projekte mit wenigen Vorgängen reicht das Balkendiagramm für die Terminplanung völlig aus.
Der Vorteil dieser Art der Darstellung gegenüber der einfachen Vorgangsliste:
- die erhöhte Übersichtlichkeit
Methode 3: Netzplantechnik
- Für komplexere Projekte mit einer größeren Zahl an Arbeitspaketen (oder Vorgängen) wird die Netzplantechnik eingesetzt.
- Die einzelnen Vorgänge werden dabei als Kästen dargestellt (in der Fachsprache auch als Knoten bezeichnet) und mit den Terminangaben versehen.
4. Schritt der Projektplanung: Ressourcenplanung
Bei der Ressourcenplanung (man spricht auch von Einsatzmittelplanung) geht es um die Planung von:
- Personal,
- Material,
- Betriebsmitteln (Maschinen, Computer, Räume, Fahrzeuge),
- sonstigen Leistungen (z. B. externe Dienstleistungen).
Du musst nicht nur ermitteln, von welcher Ressource Sie wie viel benötigen, sondern Du musst auch sicherstellen, dass die benötigten Kapazitäten an Mitarbeitern, Materialien, Geräten oder Räumen für die geplanten Zeiträume tatsächlich zur Verfügung stehen.
Insbesondere gilt dies für die Personalplanung.
- Zuerst ermittelst Du den Bedarf an Mitarbeitertagen oder -stunden einer bestimmten Qualifikation.
- Für die konkrete Einsatzplanung must Du Urlaubs- und Feiertage, Betriebsferien und andere absehbare Ausfalltage berücksichtigen.
- Denke auch daran, dass Ihre Mitarbeiter oft noch andere Aufgaben haben und somit nicht mit ihrer gesamten Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung stehen.
5. Schritt der Projektplanung: Kosten- und Budgetplanung
Auf Basis der Ressourcenplanung ermittelst Du die Projektkosten. Sie lassen sich in diese Kostenarten einteilen:
- Personalkosten
- Materialkosten
- Betriebsmittelkosten
- sonstige Kosten
Die Personalkosten sind bei den meisten Projekten der größte Posten. Sie werden üblicherweise anhand von Stunden- oder Tagessätzen errechnet; für Betriebsmittel lassen sich entsprechend Maschinenkostensätze verwenden.